Kumbinsido ako na mayroon kang mahusay na mga kakayahan ngunit, din, na ang iyong oras ay limitado. Kapag ang halaga ng trabaho ay "lumampas" sa iyo, ang mga gawain na nagdadala ay nagiging isang pangangailangan.
Alam ko na hindi madali at iyon, sa maraming beses, ang kawalan ng kumpiyansa ay naghihikayat sa atin na harapin ang lahat. Sa palagay ko lahat tayo ay handa na gawin ito; lamang na dapat nating gamitin at paunlarin ang kapasidad at sining ng delegasyon.
Kapag nakuha mo ang kasanayan, sinisiguro ko sa iyo na ang iyong araw ay magiging mas simple, mas mahusay at magagawa mong tumuon sa kung ano ang talagang mahalaga: ang iyong propesyonal na paglaki.
Anong mga gawain ang hindi dapat i-delegate:
Upang magsimula, mahalaga na makilala mo ang hindi mo maaaring i-delegate. Gagawin namin ang pagsusuri ng mga bagay na dapat mong gawin sa iyong sarili, sa pamamagitan ng kasiyahan o sa pangangailangan. Tinutukoy ko ang mga aktibidad na bumubuo sa puso ng negosyo, yaong nangangailangan ng kaalaman at kasanayan na mayroon ka lamang.
Halimbawa: kung ikaw ay isang Leadership Coach at nais mong lumikha ng isang digital na produkto upang maabot ang mas maraming mga tao sa pamamagitan ng internet, maaaring kailanganin mong magrekord ng mga video, mga audio at magsulat tungkol sa tema na iyong bubuo sa mga produktong gagawa ka.
Mangangailangan ito ng iyong mga kasanayan at kaalaman na bumubuo sa iyong pagiging espesyalista. Ang nilalaman ng kurso, ang mga video, iyong mga audio, atbp. Ito ang magiging pangunahing responsibilidad mo at dapat mong ituon ito, at tiyak na gagawin mo ito nang may kasiyahan!.. hangga't ipinagkaloob mo ang natitirang mga gawain sa isang Virtual Assistant na perpekto para sa iyo. Bakit ko ito nasabi? Dahil kung bukod sa paghahanda ng impormasyon ng iyong produkto, pinapayagan mo rin ang iyong oras na hilingin ng:
- tumugon sa mga email na dumating mula sa iyong mga site, namamahala sa iyong mga blog, maghanda ng mahalagang materyal upang maibahagi sa mga social network, iba't ibang mga gawain sa administratibo, o mas masahol pa, marahil ay natutunan mong gawin ang lahat sa iyong sarili sa mga taong ito at malamang na ikaw ay ginamit sa pangangalaga ng mga gawain sa pagpapanatili ng website, disenyo ng grapiko at kahit na ilang mga programa upang hindi umaasa sa mga ito ngunit… ito ba ang iyong specialty?
Maliban kung ito ay, hindi ka gumagamit ng iyong oras.
Malamang, sa sandaling ito higit sa 50% ng mga gawain na ginagawa mo ay hindi ang puso ng iyong negosyo o ang iyong specialty (… at ako ay napaka-optimistiko tungkol sa porsyento).
Ano ang panganib na magpatuloy sa paggawa ng mga bagay sa ganitong paraan? Buweno, malamang na ang pagpapakalat na ito ay magtatapos sa pagsusuot sa iyo at ilalayo ka sa iyong pinakamahalagang hangarin, ang isang bubuo ng higit na halaga para sa iyong negosyo at mas maraming kita.
Upang mas mahusay na ayusin ang aking sarili, at tuklasin kung ano ang i-delegate at kung ano ang hindi, karaniwang gumagamit ako ng isang napaka-praktikal na application sa online na gusto ko para sa pagiging simple nito. SIMPLEGTD www.simplegtd.com. Pinapayagan ka ng application na ito na lumikha ng "mga konteksto", kung saan nakalista ang mga pagkilos, maaari kang lumikha ng mga konteksto upang mai-highlight ang pinakamahalagang mga gawain sa araw at isa pa upang maitala ang mga maaaring delegado. Sa paparating na video ipapakita ko sa iyo kung paano gamitin ang simplegtd upang makita kung aling mga gawain ang dapat i-delegate.
Siguro dapat kang gumastos ng kaunting oras sa pagsasanay sa iyong Virtual Assistant sa ilang mga gawain na iyong pinangasiwaan bago at sabihin sa kanya kung ano ang iyong mga layunin. Ang natitira ay magiging purong kita. Isipin lamang kung magagawa niya para sa iyo.
Tumugon sa mga email mula sa mga kliyente at mga prospect? Pamahalaan ang iyong blog? Ang paghahanap sa Internet para sa iba at iba-ibang mga layunin? Sentralisahin at i-coordinate ang lahat ng mga gawaing ipinagkaloob mula sa mga supplier?… Isang malaking pagkakaiba upang magawang makitungo sa isang solong tao upang makitungo sa 3, o 5 o higit pa.
Tiyak na inaalagaan mo ang maraming mga bagay na, sa puntong ito sa iyong karera, hindi na angkop na gawin mo.
Anong mga gawain KUNG dapat mong i-delegate. Mag-ehersisyo upang makita ang mga ito:
- Gumawa ng isang listahan ng lahat ng mga bagay na ginagawa mo sa araw. Kolektahin ang impormasyong iyon sa loob ng isang linggo sa isang text file. Paghiwalayin sa listahan na iyon ang lahat ng mga gawain na nais mong ituon, sa mga nais mong gawin ang iyong sarili dahil gusto mo ang mga ito, dahil ang mga ito ay bahagi ng iyong specialty. Itabi ang mga ito. Tiniyak ko sa iyo na sa sandaling gawin mo iyon, maraming mga bagay ang nasa listahan. Ano ang gagawin sa kanila? Ginagawa mo pa ba ang mga ito o i-delegate mo ba sila? Itala ang natitirang mga gawain, syempre!
Alam ko, sa una maaari itong medyo nakakatakot na ibigay ang responsibilidad (s) sa ibang tao, lalo na kung ang delegasyon ng gawaing iyon ay nangangailangan ng kaunting pagsasanay o mas masahol pa, ang pagbibigay ng kumpidensyal na impormasyon, tulad ng mga username at password, at iba pa Katulad na "mga hadlang".
Well, huwag matakot, sa sandaling makahanap ka ng isang propesyonal at mapagkakatiwalaang VA, mamahinga at iwanan ang lahat sa kanyang mga kamay, gagabayan ka niya at hihilingin sa iyo kung ano ang kailangan niyang gawin ang trabaho. Sa karamihan ng mga kaso, ang VA ay sanayin na gawin ang halos lahat ng ginagawa mo sa iyong sarili ngayon, marahil kahit na mas mahusay kaysa sa iyo.
Ngunit kung ang gawain na pupuntahan mo ay nangangailangan ng iyong pagsasanay dahil, upang banggitin ang isang halimbawa, kailangan mong hawakan ang isang application na hindi kailanman hawakan ng iyong VA, nang maayos:
sa. maaari mo siyang makilala sa isang silid ng pagpupulong sa online upang ipakita sa kanya kung paano ito nagawa, (ang Adobe ConnectNow ay may tampok na pagbabahagi ng desktop at libre ito) o
b. nagtala ka ng isang video tutorial para sa kanya sa susunod na ginagawa mo ang iyong araling-bahay (gagawa ka ng isang 2 × 1). Ang GoView ay isang libre at napakahusay na application para sa pagtatala ng iyong computer screen. Maaari mo ring gamitin ang application na ito na natuklasan ko kamakailan sa pamamagitan ng isa sa aking mga kliyente ng virtual na tulong: Jing o Jing Pro. Ngayon ay nagkaroon ako ng pagkakataon na subukan ito (maaari mong makita ang video dito) at maaari kong irekomenda ito sa iyo nang may kumpiyansa. Pinapayagan kang mag-record ng mga video at mai-publish ang mga ito upang maibahagi sa mga taong nais mo, sa dalawang simpleng hakbang
c. Magbubuo ka ng isang tutorial sa isang text file o sa pamamagitan ng email. Ang pamamaraan na gusto mo, ang pinaka gusto mo at pinaka praktikal na nahanap mo. (Karaniwan kong ginagamit ang mga video, at maraming beses kapag kailangan kong ibigay ang aking "puna" sa isang trabaho at wala akong oras - o pagnanais - upang sumulat ng mahabang mga email, nagtatala lang ako ng isang "boses na tala" at ipadala ito sa pamamagitan ng email).
Kapag ito ay tapos na, maaari kang tumuon sa iyo. Hay salamat!!! Totoo? Ganito ang naramdaman ko nang magsimula akong mag-delegate nang higit pa at maraming mga bagay sa aking VA. Ang aking buhay ay ganap na nagbago, propesyonal at personal din! Bilang isang mapagpipilian na babae at isang kasambahay, ang ina ng isang 3-taong-gulang na batang babae at isa pang sanggol na nasa daan, isipin na wala akong ibang kahalili kundi maging isang "dalubhasa" sa pag-alis ng mga gawain upang makapagtalaga.
Ang simpleng ehersisyo na nabanggit ko lang sa iyo, na sinamahan ng pamamaraan na ibabahagi ko sa lalong madaling panahon sa isang video, ay tumutulong sa akin na mag-advance sa iba pang mga proyekto na inabandona dahil sa kakulangan ng oras.
Siyempre, hindi ko "ganap na hindi pinansin" ang mga gawain na aking ipinagtataguyod, dahil nais kong magkaroon ng kamalayan sa mga bagay na nagaganap sa aking negosyo at magiging medyo bata pa rin na isipin na babasahin ng aking VA ang aking isipan at gagawa ng mga bagay tulad ng mga ito. Gagawin ko. Ito ay isang pagsisikap ng koponan, ang pagpapadala sa isang VA ay magbibigay sa iyo ng oras pabalik ngunit kinakailangan upang makipag-ugnay sa mga ito upang ayusin ang trabaho, suriin ang mga ito kapag kinakailangan, bigyan ang iyong "ok", at gawin ang iyong "bahagi" kapag ang iyong VA ay nagawa na ang kanyang na ang gawain ay maaaring sumulong at makumpleto.
Kaya ngayon ang iyong gawain ay pangunahin na "Coordinate" at ang iyong VA ay mag-aalaga ng "executing".
Makakakita ka ng libreng oras na nais mong gamitin para sa paglaki ng iyong negosyo, at kung bakit hindi rin, para sa iyong personal na pag-unlad. Sakupin ito!
Itakda ang iyong mga layunin, maglakas-loob na mangarap ng sandali kung maaari mong ganap na ituon ang mga ito habang ang iyong kanang kamay, ang iyong Virtual Assistant at ang kanilang koponan, ang bahala sa iba.
Ialay mo ang iyong sarili sa pagiging mas produktibo, harapin ang mga proyekto na interesado ka… at upang madagdagan ang iyong kita!
Ngayon pakisabi sa akin at ibahagi ang iyong mga puna sa iba sa pagtatapos ng post na ito:
Anong mga bagay ang gagawin mo kung mayroon kang mas libreng oras?
Ano ang mga gawain na aalisin mo kung magagawa mo?
Ano ang pinakamahalagang layunin para sa iyong negosyo na nais mong makamit noong 2010?
