Ang mga bagay na pinaka-mahalaga ay hindi dapat maging sa awa ng mga bagay na mahalaga kahit papaano. Goethe.
Nangyayari ba sa iyo na sa halip na isagawa ang iyong mga tungkulin ay gumanap ka ng trabaho ng bumbero, palaging "naglalabas ng apoy"? Ang pagkilos sa pagpindot sa mga pangyayari ay isa sa mga pangunahing kadahilanan na pumipigil sa mga tagapamahala at tagapangasiwa na maisakatuparan ang kanilang mga gawain nang epektibo. Pag-isipan natin kung paano masira ang bisyo na ito na maraming mga kumpanya ay nagdurusa.
Sa pagitan ng kagyat at mahalaga
Sa anumang samahan mayroong apat na uri ng mga aktibidad: 1. Mabilis at mahalaga. 2. Hindi kagyat ngunit mahalaga. 3. Mabilis na walang kahalagahan at 4. Ni kagyat o mahalaga. Maaari kaming makahanap ng kagyat at mahahalagang aktibidad, tulad ng paghahatid ng order na ginawa ng aming pangunahing kliyente ngayon. Sa ibang kahulugan, may mga gawain na, bagaman mahalaga, ay hindi kagyat, tulad ng mga tauhan ng pagsasanay, pinaplano ang diskarte sa pag-unlad ng kumpanya para sa susunod na 10 taon, o pagpapanatili ng photocopier. Sa mga tungkulin na hindi mahalaga nakita namin ang ilang mga kagyat na at iba pa na hindi. Sa una may mga hindi pagkakasunud-sunod na mga aktibidad ngunit may isang malapit na deadline, tulad ng pagdalo sa kaganapan sa lipunan na ngayon ngunit hindi kami interesado; Punan ang survey na ipinadala sa amin ng kumpanya ng telepono upang bumalik sa koreo kaysa bukas, atbp.Sa huli ay ang paglilibang at walang pananagutan, dahil ang mga ito ay mga aktibidad na hindi mahalaga o kagyat, tulad ng "pakikipag-chat", paglalaro ng solitaryo, napanood ng telebisyon, atbp. Ang mga responsableng tao ay karaniwang nakatuon sa pagdalo sa mga bagay na kagyat, dahil ang mga ito ay malinaw naman ang mga pinaka-pinakapilit.
Ang mga emerhensiya ay hindi bumangon nang magdamag
Karamihan sa mga emerhensiyang pang-organisasyon ay hindi inaasahan o biglaang mga sitwasyon. Ito ang mga gawain na ipinagpaliban namin dahil hindi sila kagyat, kaya't inilalagay namin sila upang dumalo sa kanila hanggang sa sila ay naging kagyat. Ang problema ay kapag dumadalo tayo sa isang bagay na mapilit, ang mga nakakapinsalang kahihinatnan ay nabuo tulad ng stress, obertaym, mas mataas na gastos, pag-igting sa mga relasyon, atbp.
Nakakalulungkot na karaniwan na ang isang bagay na mahalaga, ngunit hindi kagyat, ay hindi tinugunan hanggang sa pumasok ito sa lupain ng kagyat. Alam namin na napakahalaga na magtatag ng isang epektibong sistema ng pamamahala ng imbentaryo, ngunit hindi namin ito nagawa hanggang sa mawala ang isang customer para sa hindi paghahatid sa oras, o hanggang sa magdusa kami mula sa kakulangan ng pinansiyal na pagkatubig dahil sa malaking pagkakaroon ng mayroon kami sa bodega. Kaya sa tingin namin tungkol sa pagbili ng isang system kaagad, anuman ang gastos. Ang parehong naaangkop sa pagpapanatili ng photocopier.
Alam namin na mahalaga na gawin ito, ngunit dahil gumagana pa rin ito nakalimutan natin ito hanggang sa "biglang" nagsisimula itong mabigo. Kaya, dahil kagyat na magkaroon ng mga kopya, dumadalo kami sa sitwasyon, na hindi lamang pagpapanatili ng gastos, ngunit isang pag-aayos at pagbabayad para sa mga photocopies sa presyo ng pagsulat kung saan nakaayos ang aming makina.
Kaya kung ano ang mahalaga ngunit hindi kagyat na nagiging mahalaga at kagyat, na humahantong sa amin na magbayad ng mas mataas na presyo kaysa sa dapat nating sakupin kung kumilos tayo nang napapanahong paraan.
Ano ang una, kagyat o mahalaga?
Dahil mayroon tayong limitadong mga mapagkukunan, kailangan nating kilalanin na imposible na gawin ang lahat. Ang solusyon pagkatapos ay namamalagi sa pagpili kung ano ang gagawin at pag-prioritize. Para dito mayroong isang simpleng lohika: gawin kung ano ang mahalaga una, dahil ito ay mahalaga. Sa mga kagyat na bagay ay dapat lamang nating kumilos sa mga iyon, bukod sa pagkadalian, may kahalagahan. Kalaunan ay maginhawa ang dumalo sa mga mahahalagang bagay na hindi kagyat.
Maaari kang magtaka kung ano ang mangyayari sa mga gawain na mapilit ngunit hindi mahalaga. Ang sagot ay simple: huwag gawin ito. Kung talagang hindi sila mahalaga, kung gayon bakit gagawin ang mga ito? Nagnanakaw lamang sila ng oras na dapat nating ilaan sa kung ano ang mahalaga.
Hindi ko alam kung paano sasabihin hindi
Mangahas na sabihin hindi sa lahat ng mga aktibidad at mga pangako na hindi mahalaga sa iyo. Huwag mo lang gawin ito, nakawan ka lamang ng oras na dapat mong gastusin sa kung ano ang mahalaga sa iyo o sa iyong negosyo. Kung ikaw ay isa sa mga nag-iisip na hindi mo alam kung paano sasabihin hindi, hayaan mong sabihin sa akin na ikaw ay mali, dahil sinabi mo na "hindi" nang maraming beses kaysa sa iniisip mo. Sa tuwing sasabihin mo na "oo" sa isang aktibidad na hindi mahalaga, sinasabi mo na "hindi" sa isa pa talaga, dahil sa pamamagitan ng paggawa ng una, huminto ka sa paggawa ng pangalawa. Baligtarin ang mga tungkulin, gumastos ng oras sa kung ano ang talagang mahalaga at tumanggi na mamuhunan sa mga gawain na hindi nauugnay.
Mamuhunan sa kung ano ang mahalaga
Iskedyul na kumilos sa mga mahahalagang aktibidad kahit hindi nila hinihimok. Kung dinaluhan ito sa isang napapanahong paraan, hindi sila magiging isa pang "sunog sa pagpapatay". Kung lagi mong pinapanatili ang iyong copier, mas malamang na hindi ito mabibigo. Alalahanin na sa mga mahalaga at hindi kagyat na sitwasyon ay pagsasanay, pagpaplano, pagpapanatili ng kagamitan, pananaliksik, pamumuhunan sa paggamot sa customer, at lahat ng mga aksyon na makikinabang sa paglaki at pagiging epektibo ng iyong samahan.
Kami ay palaging may mga emerhensiya
Huwag maghintay para sa pagpindot sa mga sitwasyon na mawala nang ganap, imposible. Ang posible ay upang mabawasan ang mga ito nang malaki. Kapag dumadalo tayo sa mahalaga, ang mga kagyat na dulot ng kakulangan ng pagpaplano, organisasyon at prayoridad ay bumaba; Gayunpaman, palaging magkakaroon ng pagtatago ng paglitaw ng mga totoong contingencies tulad ng mga aksidente at drastic o biglaang mga sitwasyon na nakakaapekto sa merkado (opisyal na mga regulasyon, isang digmaan, natural na sakuna, pagbawas ng piso, atbp.).
Ituro kung ano ang mahalaga
Huwag iwanan sa imahinasyon ng iyong mga tao kung ano ang mahalaga sa kumpanya. Isulat ang mga halaga, layunin at misyon ng iyong kumpanya. Mula doon ay sumusunod kung ano ang tunay na mahalaga. Patuloy na ibahagi at ulitin ang impormasyong ito sa iyong mga kawani. Kumilos sa mga mahahalagang parameter na ito at ipagbati sa publiko ang mga katulad nito. Isakatuparan ang mga ideyang ito, ngunit mangyaring, gawin ito ngayon, dahil kung hindi mo, pinapatakbo mo pa rin ang panganib na bigyang pansin ang mga ito hanggang sa sila ay maging isa pang apoy na mapawi.
