Ang oras ay pera. Ito ay isa sa pinakamakapangyarihang pamumuhunan na maaari nating gawin, gayunpaman ay binabalewala natin ito na parang walang hanggan. Ngunit ang pinakamalaking hadlang na kailangan mong pagtagumpayan ay ang paglaganap ng mga hindi produktibong mga pagpupulong. Mayroon ka bang pakiramdam na sa buong araw ay wala kang iba kundi mga pagpupulong? Na magsisimula kang magtrabaho kapag ang lahat ay umalis? Nararamdaman mo ba na sa kabila ng mahaba at nakakapagod na mga pagpupulong ay wala kang nakukuha sa partikular? Bagaman maraming beses na hindi mo magagawa nang walang mga pagpupulong, magagawa mo ang isang bagay upang mas mahusay ang paggamit ng oras.
Ito ang 5 mga hakbang na pinapayuhan ko sa iyo na huwag laktawan kapag naghahanda ng pulong kung nais mong gawin itong mas produktibo at mahusay:
1- Tanungin ang iyong sarili bago gumawa ng pulong: ano ang kailangan ko? Ano ang gusto kong makamit? Maaari ko bang gawin ito nang iba? Maraming mga beses na gaganapin ang mga pagpupulong na maaaring malutas sa isang email o isang tawag sa telepono.
2- Kilalanin ang layunin ng pulong. Makipag-usap ito. Pagsamahin ang isang agenda at iparating ito. At pagkatapos ay manatiling kasama nito at hindi mawawala ang layunin ng pagpupulong nang ilang sandali. At kung nawala mo ito, i-redirect ang iyong madla sa layunin ng pulong.
- Kung nagsimula ka ng isang paksa ay napagtanto mo na ito ay mas malawak kaysa sa inaasahan o kailangan mula sa ibang tao o ibang mga alternatibong bukas upang isaalang-alang, buksan ang posibilidad sa isa pang pagpupulong. Huwag palawakin ang kasalukuyang. At siguraduhin na ang bagong pagpupulong ay may isang malinaw na layunin, agenda, at target na madla.. Kung kulang ang impormasyon para sa paggawa ng desisyon, siguraduhin na ang mga kailangang gawin ang pananaliksik o pagsusuri ay dumikit sa ganyang gawain at kumpletuhin ito bago ang susunod na pagpupulong. Ang moderator o kung sino ang magpapasya, dapat suriin ang pagsunod na ito ng hindi bababa sa 24 na oras bago ang bagong pulong.
3- Maging pare-pareho at kongkreto kapag nagtatanghal. Ang mas tiyak na ikaw (at hilingin para sa parehong bagay) mas mabisa ang pagpupulong. May paggalang, maaaring mai-redirect ng moderator ang isang kalahok na namula (o nawala sa riles) upang madama ng lahat na pinahahalagahan ang kanilang oras, at pinakamahalaga, natagpuan ang layunin ng pagpupulong.
4- Kilalanin kung sino ang mga tatanggap: huwag mag-imbita ng maraming tao "kung sakali." Kilalanin kung sino ang mahalaga upang gumawa ng isang pagpapasya, at kung dapat mong anyayahan ang mga tao sa pampulitika o ipaalam, ilagay ang mga ito bilang opsyonal at ipaliwanag na ang kanilang pakikilahok ay may ganitong estilo.
5- Sumunod sa oras: ito ay talagang mahalaga sa maraming aspeto:
- Pinagkakatiwalaan ka ng mga tao kung sasabihin mong magpupulong ka sa isang tiyak na oras at ipakita na nakatagpo mo ito Ang mga tao ay nakatuon sa pagpupulong ng layunin, dahil alam nila na mayroon silang isang deadline Kung ang pulong ay mahaba at ang oras ng pahinga ay kinakailangan, planuhin ito. Ipahiwatig ito sa simula ng pagpupulong (kung maaari sa agenda nang mas mahusay!) At malinaw na ipahayag kung gaano kalaki ang pahinga. Kung ito ay isang 3 oras na pagpupulong, maaari kang gumawa ng pahinga ng 5-10 minuto. Ngunit kung ito ay isang araw ng pagtatrabaho kakailanganin mong gumawa ng mas madalas na mga pahinga o mas mahaba. Malinaw na ipinapahiwatig nito kung magkano ang pahinga at lalo na sa kung anong oras ka magsisimula muli. Banggitin na sinamantala nila ang pahinga na ito upang pumunta sa banyo, uminom ng kape, gumawa ng isang tawag sa telepono o sagutin ang anumang nakabinbing mail.Ngunit siguraduhing alam nila kung ano ang oras ng pagbabalik at bigyang-diin ang sapat para sa kanila na magagawa ang kanilang makakaya upang matugunan ang oras na iyon.Magbabantay sa mga pagpapahintulot - sila ay isang dobleng tabak. Naghihintay ng 5 minuto upang simulan ang mga tunog na napaka pare-pareho at makatao. Ngunit kung palagi kang may pagpaparaya ng 15 minuto kapag sinimulan ang pagpupulong hanggang sa dumating ang lahat ng mga kalahok, maraming tao ang magtatapos sa pag-iisip na maaari silang maging 10 o 15 minuto ng huli dahil palagi mong pinagtitiyagaan ang oras na iyon. Dito hindi mo mapapahalagahan ang mga talagang dumating nang maaga, at ang iyong kredibilidad pagdating sa pagpupulong ng mga pagpupulong ay nakataya. Kung mayroon kang talagang mahalaga at mataas na antas ng mga bisita nang walang kanino hindi posible na simulan ang pagpupulong,siguraduhing tawagan ang kanilang mga dadalo ng 15 minuto bago ang pagpupulong upang ipaalala sa kanila ang pagpupulong at maingat na tanungin kung magkakaroon ka ng kanilang kumpanya sa nakatakdang oras. Maaari mong malaman kung sila ay naroroon o kung sila ay kasangkot sa ilang iba pang mas mahalagang pagpupulong, at maaari kang gumawa ng iyong mga desisyon.
Kung sila ay mga impormasyong pang-impormasyon, mangyaring ipaalam sa kanila. Maraming mga tool ngayon ang nagpapahintulot sa iyo na i-record ang iyong mga pagpupulong, at mas gusto ng ilang mga tao na makinig sa mga pag-record sa ibang pagkakataon, at hindi nila kailangang lumahok nang sabay-sabay. Maaari mong gawin ang parehong. Itala ang pagtatanghal sa iyong ekstrang oras at pagkatapos ay paganahin ang isang 15-minuto na pag-ikot ng mga katanungan at sagot sa pagtatapos ng pulong. Ito ay mas epektibo at maaari mong ulitin ito nang maraming beses hangga't kailangan mo, nang hindi na paulit-ulit na sinasabi ang lahat. Ito ay isang diskarte na malawakang ginagamit para sa pagsasanay o mga regular na pagpupulong ng impormasyon at kailangang ulitin nang maraming beses. Maging malikhain at gumamit ng teknolohiya bilang isang kalamangan sa iyong pabor.
Kaya anong payo ang ipatutupad mo ngayon upang maging mas produktibo ang iyong mga pagpupulong?
