Ang Internal Control Matrix ay isang tool na nagmula mula sa kinakailangang pangangailangan upang kumilos nang proaktibo upang sugpuin at / o makabuluhang bawasan ang maraming mga panganib na kung saan ang iba't ibang uri ng mga organisasyon ay naapektuhan, pribado man o pampubliko, kasama o hindi kita.
Ang maraming mga pamantayan at regulasyon, ay ito ay isang buwis, paggawa, ekolohikal, mamimili, accounting, banking, corporate, stock exchange, bukod sa iba pa, nagmula sa nasyonal (pederal), panlalawigan (estado) at mga munisipal na organisasyon, obligahin ang mga administrasyon ng mga organisasyon na maging napaka-alerto sa mga panganib na ang kakulangan ng pagsunod sa mga ito ay nagpapahiwatig sa kanilang mga ari-arian.
Sa mga ito ay dapat na maidagdag ang pangangailangan upang i-verify ang pagsunod sa parehong panloob na regulasyon, pati na rin ang iba't ibang mga pamantayan sa seguridad at panloob na kontrol, pati na rin upang mapatunayan ang pagsakop ng iba't ibang mga lugar o sektor sa mga patakaran ng kumpanya.
Tulad ng makikita mula sa naunang nabanggit, at sa kabila ng hindi paggawa ng detalyadong pagbanggit ng lahat ng mga regulasyon, ang mga panganib na kung saan ang mga kumpanya ay nakalantad ay marami at dapat nilang mapanghawakan.
Ang patuloy na pag-unlad na ginawa sa iba't ibang mga bansa ng burukrasya ng estado at para-estado sa mga pribadong nilalang, ay humantong sa kanila na maghanap ng mga tool o instrumento na nagpapahintulot, tulad ng ipinahayag sa simula, "upang sugpuin at / o makabuluhang bawasan ang mga panganib kung saan sila ay nakalantad ”.
Ang isang kumpanya ay nakalantad sa isang banda sa mga panloob na pagkakamali ng mabuting pananampalataya, ngunit din sa mga aksyon na hindi sinasadya o hindi inilantad ito sa mga pagkalugi. Kung kukuha tayo ng isang bangko bilang isang halimbawa, nakalantad sa masamang pananampalataya ng mga kawani nito, pati na rin sa mga kliyente at tagapagtustos nito, ang posibilidad na gumawa ng mga paglabag sa mga ligal na regulasyon, pagkilos ng mga scammers o mga kawatan, ang kakulangan ng Mga probisyon tungkol sa panloob na seguridad (tulad ng sunog, o pagkawala ng mga file sa computer system). Ang alinman sa mga kaganapang ito ay nagdudulot ng pagkalugi sa ekonomiya para sa nilalang. Pagkawala na sa maraming mga kaso ay maaaring ilagay ang napaka pagpapatuloy ng kumpanya sa panganib. Isipin natin ang tungkol sa kung ano ang pagbabawas ng mga pormula o plano tungkol sa mga proseso ng pagmamanupaktura o mga produkto,o ang iligal na pagbebenta ng mga database ng customer sa mga kakumpitensya.
Hindi gaanong mahalaga ang mga pagkalugi na dahil sa mga depekto sa mga proseso ng paggawa ay nakakaapekto sa kalidad ng mga produkto at serbisyo, at kasama nito ang mga gastos (muling pagtatalaga, garantiya, basura) pati na rin ang pagkabulok sa reputasyon ng kumpanya.
Napakakaunting mga kumpanya ay may mga patakaran, plano at pamamaraan na sistematikong nasa lugar upang maiwasan ang mga panganib na nabanggit sa itaas. Karaniwan silang kumikilos sa karanasan, intuwisyon, o plano sa isang bahagyang paraan.
Ngayon walang seryosong kumpanya, nais man o hindi ang kahusayan, ay maaaring magpatuloy sa pagpapatakbo sa isang paraan. Ang isa sa mga seryosong pagkukulang ng mga panlabas na pag-awdit ay tiyak na hindi kontrolado at maayos na suriin ang mga panloob na mga kontrol sa kanilang kabuuan, pati na rin ang hindi pagsusuri sa mga kumpanya na na-awd mula sa isang sistematikong punto ng pananaw. Isipin natin ang tungkol sa mga epekto ng pagkawala ng ultra-kumpidensyal na impormasyon sa halaga ng pang-ekonomiya ng isang kumpanya, tulad ng pag-unlad ng isang produktong parmasyutiko na hindi pa patentado.
Para sa mga kadahilanang ito, ang tool na kontrol na ito ay kapaki-pakinabang din para sa mga panlabas na pag-audit.
Ano ang Internal Control Matrix?
Ito ay isang paraan ng pag-iisip, pagpaplano, pag-delegate, paggawa ng mga desisyon at paglutas ng mga problema, at nakikita ang samahan sa kabuuan.
Ito ay isang paraan ng pag-iisip, dahil ang pagsusuri sa pagkakaugnay ng iba't ibang mga produkto, serbisyo at lugar ng kumpanya na may panlabas at panloob na panuntunan sa regulasyon, pati na rin sa mga prinsipyo ng panloob na kontrol at seguridad, ay namumuno sa parehong mga opisyal at panloob (o panlabas) na auditor at pamamahala ng iba't ibang mga lugar upang tanungin ang kanilang sarili kung paano, kung sa lahat, ang iba't ibang mga regulasyon ay nakakaapekto sa kanilang mga proseso at aktibidad, o nagtanong tungkol sa pagkakaroon o hindi sa mga pamantayan na nauugnay sa pareho.
Maaaring magtaka ang isang tao kung gaano karaming beses ang mga organisasyon ay mananagot sa mga parusa sa pananalapi para sa kabiguang sumunod sa pormal na tungkulin para lamang sa hindi pagsasagawa ng mga katanungan o para sa hindi pagpaplano ng mga kontrol at mga kaukulang aksyon.
Ito ay isang paraan ng pagpaplano dahil ang mga opisyal ng samahan ay nagtatag ng bilang ng mga kontrol na isasagawa sa bawat panahon, anong mga elemento o mapagkukunan na magagamit, kung ano ang mga talatanungan upang magamit at kung sino ang maghahanda sa kanila. Sa pamamagitan ng delegasyon, sa isang banda, ang mga responsable sa pagsasagawa ng mga kontrol ay itinalaga.
Habang ginagamit ng sistema ng matrix ang mga marka ng kahusayan, ang mga aspeto o mga lugar na may pinakamalaking panganib, na nagmula sa pinakamababang mga marka, ay ang mga kung saan dapat unahin ang mga pagsasaayos at pagwawasto, bilang karagdagan sa pagsusuri ng mga kadahilanan. Mula sa mababang mga marka posible na malaman ang mga kadahilanan na nagmula sa kanila at sa isang paraan upang magpatibay ng mga pinakamahusay na aksyon na naglalayong sa kanilang resolusyon.
Paano ito Matrix at paano ito gumagana?
Sa nasabing Matrix mayroon kami na sa mga haligi ang Panlabas at Panloob na Mga Regulasyon ay naitala, pati na rin ang Mga Prinsipyo at Mga Patakaran na ang aplikasyon ay dapat mapatunayan.
Sa hilera ay mayroon kaming mga Produkto, Serbisyo, Mga lugar / Sektor - Mga Aktibidad / Mga Proseso na nagaganap sa kumpanya.
Kaya, sa sandaling mailagay ang mga pamagat ng haligi at hilera, dapat silang magkakaugnay (Halimbawa: Pagbebenta / Pambansang Buwis na "Point 1.1") batay sa mga regulasyon at prinsipyo kung saan dapat sumunod ang mga lugar, aktibidad at produkto. Kung walang pagkakaugnay sa pagitan ng item sa hilera at ang item sa haligi, ang puwang na ito ay kinansela (shaded) (Halimbawa: Ang Pananaliksik at Pag-unlad ay walang panuntunan sa aplikasyon mula sa Central Bank).
Ang mga puntos na itinalaga sa bawat kahon ay naaayon sa naaangkop na mga talatanungan ng control at ang Manu-manong Audit, kung gayon magsisilbi din silang maglaan ng mga mapagkukunan sa badyet ng kontrol, pati na rin upang maitaguyod ang bilang ng mga kontrol sa pamamagitan ng mga tagal at pagdaan ng responsibilidad para sa kani-kanilang kontrol.
Simula mula sa matris na ito, ang mga puntong ito ay hindi sang-ayon. Sa kaso ng Pagbebenta, ang mga ito ay napapailalim sa pambansang probisyon sa buwis, na sa isang banda ng mga nauugnay sa mga regulasyon sa pagsingil at sa kabilang banda ng mga nauugnay sa mga pang-unawa, halaga ng idinagdag na buwis at mga nauugnay sa dokumentasyon na nauugnay sa mga customer. Pagkatapos, batay dito, bubuo ang mga talatanungan upang mapatunayan na ang iba't ibang mga punto ng matrix ay natapos na.
Ang mga talatanungan ay may isang unang haligi na naaayon sa bilang ng tanong na pinag-uusapan, isang segundo na may kaukulang tanong, at ang pangatlo at ikaapat ay tumutugma sa OO o HINDI. (Tingnan ang Annex). Ang halaga ng SI para sa bawat talatanungan ay nahahati sa kabuuang bilang ng mga katanungan sa talatanungan at pinarami ng 100, na nakamit ang porsyento ng pagsunod o pagiging epektibo, na ilalapat sa isang batayan ng 10 upang makuha ang marka ng bawat talatanungan.
Halimbawa: Kung ang isang talatanungan ay may 8 mga katanungan kung saan 5 ang may OO, ang porsyento ay 62.50%, habang ang puntos ay 6.25 puntos. Katulad nito, kung ang isa pang talatanungan ay mayroong 10 mga katanungan kung saan ang 5 ay oo, ang porsyento ay magiging 50% at ang puntos ay magiging 5. Sa ganitong paraan, nakamit ang isang makatarungang pagtatasa. Ngunit hindi lahat ng mga katanungan ay may pantay na kahalagahan, na ang dahilan kung bakit maaaring mapabuti ang system sa pamamagitan ng pagbibigay nito ng timbang. Sa ganitong paraan, ang mga menor de edad na aspeto ay bibigyan ng isang marka ng 1 point, medium level na aspeto 2 puntos at pangunahing mga katanungan 3 puntos. Halimbawa: Para sa isang 10-tanong na talatanungan, na may 3 na halaga 1, apat na halaga 2 at 3 ng halaga ng tatlo, ang maximum na iskor ay 20 puntos. Kung ang positibong sagot ay 2 sa isang punto, 2 ng dalawang puntos at 1 ng tatlong puntos, ang nakuha na halaga sa 9 na puntos,na mayroong isang porsyento ng pagiging epektibo ng 45% at isang marka ng 4.5.
Ang mga marka sa halip ng isa, dalawa at tatlo ay maaaring isa, tatlo at lima, upang gawing mas sensitibo ang pangwakas na marka sa mga pinakamahalagang aspeto.
Ang parehong pangangatwiran ay inilalapat upang makuha ang marka na naaayon sa bawat punto ng matrix, kaya kung ang pagbibilang ng isang tiyak na punto ng matrix na may apat na mga talatanungan na ang maximum na iskor ng pagsagot sa lahat ng mga katanungan ay positibo ay 40 puntos at isang kabuuan ng 35 puntos, ang porsyento ng pagiging epektibo ay 87.05% at ang iskor ay 8.71 puntos.
Sa wakas, at dahil hindi lahat ng mga lugar - ang mga aktibidad o produkto ay napapailalim sa parehong bilang ng mga control point, ang lahat ng mga control point ay pinarami ng 10 pagkuha ng maximum na posibleng puntos, ang mga puntos na nakuha ayon sa nakaraang talata ay idinagdag at Ito ay nahahati sa sinabi ng maximum, makuha ang puntos ng pagiging epektibo ayon sa lugar. Tingnan natin: ang lugar o aktibidad na "Sales" sa kabuuan ng 14 na mga locker, ay may 11 puntos na kontrol. Kung dumami kami ng 11 sa sampung mayroon kaming isang maximum na marka ng 110 puntos. Ipagpalagay na ang isang maximum na marka ng 80 puntos ay lumabas mula sa mga kontrol na isinasagawa, ang porsyento ng pagiging epektibo ay 72.72%, iyon ay, isang marka ng 7.27.
Ang parehong criterion ay naaangkop sa mga haligi, kaya mayroon kaming "Property Registry" ay mayroong anim na kahon ng pagmamarka mula sa isang kabuuang 12, kaya ang maximum na iskor ay 60 puntos. Kung ang puntos na nakuha ay 60 puntos, magkakaroon kami ng 100% pagiging epektibo at isang marka ng 10.
Batay sa kabuuan ng bawat hilera (mga lugar, aktibidad / proseso, produkto / serbisyo), ang kabuuan bawat haligi, at ang mga puntos sa bawat kahon, ang antas ng mga priyoridad para sa pagsusuri at paglutas ng mga problema ay iniutos.
Kaya, ang isang mababang marka sa mga produkto at mga kahon ng serbisyo na may kaugnayan sa mga pamantayan ng ISO 9000 at ISO 14000 ay magpapahiwatig ng mga problema sa mga tuntunin ng mga kontrol ng kalidad, na dapat bayaran agad.
Dapat pansinin na ang kabuuang bilang ng mga haligi sa Matrix ay halimbawa, depende sa dami at nilalaman ng pareho sa mga regulasyon ng bawat lugar o bansa, pati na rin ang mga aktibidad na binuo ng kumpanya sa ilalim ng kontrol. Kaya, halimbawa, ang mga regulasyon tungkol sa pagbibigay ng impormasyon sa opisyal na mga entity ng Industrial Statistics ay maaaring maidagdag kung naaangkop.
Kaya, mula sa kabuuang mga marka na sinusunod sa Matrix na ito, ang mga problema ay sinusunod sa lugar ng Pagbili (produkto ng isang napaka hindi epektibo na pagsunod sa mga probisyon sa buwis, kalidad at panloob na kontrol), sa regulasyon na bahagi ay may isang mababang pagganap sa pagsunod sa mga probisyon ng ISO 9000 / ISO 14000 Regulasyon at sa mga nauugnay sa mga probisyon ng Central Bank (paglikha ng mga portfolio portfolio at espesyal na impormasyon na hinihiling ng kontrol ng katawan upang ma-access ang financing ng bangko; na maaaring magresulta sa isang hiwa sa mga linya ng kredito, o isang pagtaas sa rate ng interes).
Konklusyon
Sa paraang ito, mayroon kaming Matitiing Pamamahala ay maaaring mapatunayan sa pamamagitan ng Control Matrix na ang lahat ng mga kontrol ay sinunod, na namamahala sa nasabing pag-verify, kailan ang huling oras na isinagawa nila ang mga kontrol para sa bawat puntong at kung ano ang dalas. Depende sa kamag-anak na kahalagahan ng iba't ibang mga puntos at mga problema na mayroon sila, bibigyan ng prayoridad ng kontrol at pagwawasto.
Ang mga namamahala sa mga Lugar, at ang mga responsable sa kontrol, maging panloob o panlabas na auditor, ay maaaring mapatunayan at mangatuwiran batay sa pagsunod sa matrix (pangangatuwiran ng matrix) sa iba't ibang mga probisyon.
Ang matrix ay sumasalamin sa 100% ng mga kadahilanan ng peligro, sa gayon ay isang mabisang sasakyan upang maiwasan o maiwasto ang mga depekto na sumisira sa mga ari-arian at pananalapi ng nilalang.
Ang Control Matrix ay naglalagay ng labis na kahalagahan sa pagsunod sa mga regulasyon sa buwis, tulad ng sa control upang maiwasan ang pandaraya, o protektahan ang kalidad ng mga produkto at serbisyo, pati na rin ang pagprotekta sa mga mapagkukunan ng tao, bukod sa iba pa. Para sa kadahilanang ito, ang isang mabilis na pagtingin sa nasabing matrix, nakalimbag o sa pamamagitan ng monitor, ay pinapayagan ng mga Tagapangasiwa na malaman nila ang mga lugar na ikompromiso ang kumpanya, at magpatuloy upang suriin ang mga sanhi o kadahilanan, at pagkatapos ay ilapat ang kaukulang mga hakbang sa pagsasaayos.
Sa huli, ang Kumpanya ng Magulang ay isang generator ng kita dahil sa layunin nitong alisin o mabawasan ang mga pagkalugi sanhi ng pandaraya, kakulangan ng seguro laban sa mga panganib, mababang antas, kawalan ng pagsunod sa mga ligal na probisyon, kakulangan ng impormasyon. pinakamainam sa iba pa.
Tulad ng sinasabi ng North American: "Ang mga laro sa basketball ay nagsisimula sa pamamagitan ng pagpanalo ng mahusay na pagtatanggol." Walang silbi upang puntos ang maraming mga puntos kung ang mga kalaban ay nagko-convert sa amin ng higit pa. Sa parehong paraan, hindi gaanong gagamitin upang gumana nang husto at makabuo ng mga benta, kung ang isang malaking bahagi nito ay nasisipsip ng mga pagkalugi sanhi ng kawalang-ingat, basura at kawalan ng kontrol.
Ang bawat sektor o control point ng Matrix ay kumakatawan sa link sa isang chain, at ang isang kadena ay masidhi lamang bilang pinakamahina na link nito, samakatuwid ang kahalagahan ng pag-iwas sa pagpapatunay ng pagsunod sa iba't ibang mga aspeto tungkol sa kumpanya, pagwawasto pagkatapos ng mga kontrol ang mga aspeto, lugar, proseso, aktibidad, kaugalian at prinsipyo na may mas mababa o hindi kasiya-siyang antas ng pagiging epektibo.
I-download ang orihinal na file
