Pangkalahatang pagpaplano ng isang kaganapan
Tulad ng sa anumang proyekto, sa pagsasakatuparan ng isang kaganapan, patas o eksibisyon kinakailangan upang planuhin ito nang maayos, dahil kung wala ito, maraming panganib na hindi makamit ang tagumpay o ng pagkakaroon ng isang malaking basura ng mga mapagkukunan at pagsisikap.
Ang pagpaplano ng isang kaganapan at / o eksibisyon ay nangangailangan ng parehong mga diskarte sa anumang iba pang proyekto.
Napakahalaga ang pagpaplano para sa mahusay na koordinasyon sa pagitan ng lahat ng partido na kasangkot sa pagsasakatuparan ng isang kaganapan at pinapayagan ang pagtaas ng tsansa na magkaroon ng positibong resulta.
Ang plano ay dapat maging isang tukoy at pare-pareho na diskarte, na kinakatawan ng mga kongkretong aksyon. Dapat din itong magbalangkas at detalye ng mga aksyon na naglalayong matugunan ang mga tiyak na layunin.
Para sa bawat layunin, ang mga aksyon na dapat gawin ay dapat tukuyin, inaasahan ang mga posibleng problema na malulutas, unahin ang kanilang mga solusyon, pagtatalaga ng mga mapagkukunan at responsibilidad, at pagdidisenyo ng mga follow-up na mga hakbang na nagpapahintulot sa pag-unlad at mga resulta na masuri.
Ang isang hindi planong kaganapan, kung matagumpay, ay magiging produkto ng pagkakataon.
Ang pagpili at tiyak na paglilihi ng isang kaganapan o eksibisyon at pagkakaroon ng isang malinaw at kongkreto na layunin ay mahalaga sa tagumpay nito sa pagsasagawa nito.
Ang mga mahinait na ipinangarap na kaganapan sa pangkalahatan ay pumukaw ng kaunting interes at maaaring maging sanhi ng pagkawala ng imahe at pera at maging napakamahal.
Ang pangkat ng mga tagapag-ayos na makikialam ay dapat na lumahok sa pagbuo ng plano.
Maraming mga plano ang nabigo dahil sa mga dapat gawin silang matupad ay hindi kasali sa kanilang pag-unlad. Para sa kadahilanang ito, para sa mahusay na pagpaplano, ang pangkat ng pag-aayos ay nangangailangan ng kaalaman sa misyon, layunin, patakaran, pamamaraan, programa, badyet, logistik, mga diskarte at taktika.
Mahalagang makumbinsi ang kaginhawaan at kailangang bumuo ng isang maayos na nakaplanong proseso ng trabaho upang magkaroon ng higit na kapasidad ng pagtugon at maisagawa ang mga kalidad na kaganapan.
Ang pangkalahatang pagpaplano para sa isang kaganapan ay dapat kabilang ang:
- Ang kahulugan ng pangkalahatan at tiyak na mga layunin. Pangkalahatang mga patakaran Ang tema ng kaganapan Ang profile ng pangkat ng mga tagapag-ayos, lektor at kalahok Ang istraktura ng organisasyon at pamamahagi ng mga pagpapaandar Ang pormasyon, samahan at programa ng pangkat na gawa Ang mekanika ng trabaho at pagpapatupad nito. (mga pamamaraan). Mga anyo ng pananalapi, badyet at daloy ng pera. Ang pag-upa ng mga lugar at serbisyo.Ang mga programa ng mga gawaing pang-teknikal, libangan, kasama at tiyak.Ang pagtatalaga ng mga responsibilidad at mga petsa ng pagpapatupad.Ang mga proyekto ng mga benta at benepisyo. Mga diskarte sa marketing at pagpapakalat. Kontrol ng aplikasyon ng mga mapagkukunan sa pamamagitan ng aktibidad.Mga kahalili para sa pagkilos kung sakaling ang mga paglihis mula sa orihinal na plano. Posibleng mga contingencies at solusyon.Ang pagsasanay ng mga tagapag-ayos at kawani ng suporta.Ang pagpapaunlad at pagtatatag ng mga mekanismo ng pangangasiwa, kontrol at pagsusuri. Paghahanda ng listahan ng pagsubaybay.
Gayundin, ang mabuting pagpaplano ay dapat na maingat na isaalang-alang ang mga sumusunod:
- Ang pinaka-maginhawang mga petsa para sa kaganapan. Lugar at lugar: Kinakailangan na lugar at imprastraktura. Pangkalahatan at partikular na paksa. Sino at kung gaano karaming mga nagsasalita at kalahok. Kahulugan ng pangunahing tono ng nagsasalita at mga mesa sa pagtatrabaho. Mga espesyal na panauhin. Pagtataya ng inaasahang mga kalahok. Tukuyin mga kumpanya na lumahok sa mga pag-ikot ng negosyo.
Ipinakita ng karanasan na sa karamihan ng mga kaganapan, ang isang malaking bahagi ng tagumpay ay depende sa paggawa ng isang mahusay na desisyon sa mga punto sa itaas
Ang mga katangian ng isang mahusay na plano ay dapat na sumusunod:
- Naiintindihan, kongkreto, at simple.May kakayahang umangkop at madaling iakma upang mabilis na maiakma ang mga pagbabago na maaaring lumabas bago, habang at pagkatapos ng kaganapan. Inihanda at isinulat sa isang paraan na madaling maunawaan ito ng mga taong hindi nakikilahok sa pagpapaliwanag nito. Mayroon itong isang lohikal na pagkakasunod-sunod Ito ay may isang lohikal na pagkakasunod-sunod Pinapayagan na sistematikong suriin ang pag-unlad sa mga programa, upang malaman kung ano ang nagawa at kung ano ang nawawala
Ang plano ay dapat maging isang tukoy at pare-pareho na diskarte, na kinakatawan ng mga kongkretong aksyon
Mahalaga na sistematikong suriin ang pag-unlad sa plano at mga programa, upang malaman kung ano ang nagawa at kung ano pa ang dapat gawin.
Ang pagpaplano ay malapit na nauugnay sa mga mapagkukunan na magagamit para sa pagdaraos ng isang kaganapan.
Upang tukuyin ang petsa at lugar ng isang kaganapan o eksibisyon, dapat isaalang-alang ang iba't ibang mga variable na maaaring makaimpluwensya sa desisyon, tulad ng:
- Ang oras na kinakailangan para sa pagpaplano, organisasyon at pagpapakalat at pagpapatupad Ang kaginhawaan o hindi, ng pagdaraos ng kaganapan sa pista opisyal at bakasyon sa mga tanggapan at paaralan, upang mapadali ang pagdalo sa kaganapan Iba pang mga katulad na kaganapan na maaaring gaganapin ng ibang mga kumpanya sa parehong araw o pagsasama-sama ng mga Petsa na magagamit sa mga sentro ng kombensiyon, hotel at salon at maa-access sa mga oras ng karamihan sa mga posibleng kalahok.
Ang mga puntos sa itaas ay dapat na masuri at pag-aralan nang mahusay, dahil maaari itong makaapekto o makikinabang sa pagdalo ng mga nagsasalita, personalidad at mga kalahok.
Ang oras ng pag-asa upang magsimula ng mga paghahanda ay depende sa laki at katangian ng bawat kaganapan.
Sa pangkalahatan isang malaking eksibisyon o isang pangunahing pang-internasyonal na kaganapan, kailangan mong magsimula nang maayos nang maaga.
Ang tema ay dapat na kawili-wili at kasalukuyang para sa pangkat na makilahok.
Dapat mong anyayahan at, kung naaangkop, kumuha ng kalidad at kinikilalang mga nagsasalita sa kapaligiran. Ang nasa itaas ay mahalaga upang magkaroon ng isang mahusay na pagdalo sa kaganapan.
Karaniwan, sa lahat ng mga kaganapan, nagaganap ang mga pagkakaiba-iba sa orihinal na plano, maging positibo o negatibo, palaging ipinapayong bumalik sa lugar na batay sa kung saan ito ay paliwanag, upang mapatunayan kung ang mga ito ay may bisa, lohikal at kasabay ng katotohanan, na papayagan nito ang pag-ampon ng mga kinakailangang hakbang sa pagwawasto.
Ang samahan ng isang kaganapan ay napaka-pabago-bago, kaya kinakailangang pag-isipan muli at ayusin upang magkaroon ng posibilidad na mapanatili ang pagbabalangkas at pagkakapare-pareho sa paglipas ng panahon sa pagitan ng isang pangkat ng mga aksyon at isang hanay ng mga layunin.
Pagpaplano at muling pagpaplano, pagsusuri ng mga sitwasyon, pagtukoy ng mga layunin at pagsusuri sa pag-unlad, pinapayagan ang paglutas ng mga problema at pagkakaroon ng patuloy na pagpapabuti sa mga resulta.
Ang ilan sa mga pakinabang ng pagpaplano ay:
- Mayroon silang malinaw at tinukoy na mga layunin, ang mga programa ay itinatag na may mga layunin upang makamit ang mga ito, pasiglahin ang pagkamalikhain upang mas mahusay na magamit ang mga magagamit na mapagkukunan. Pinapadali ang progresibong nakamit ng mga layunin na itinakda at praktikal at epektibong mga pagsusuri Mga coordinate at pinagsasama ang mga pagsisikap ng pangkat ng pag-aayos Pinapahiwatig ang pagsusuri ng nakamit ang mga layunin Maaaring masukat ang mga resulta.
Mga pagkakaiba-iba sa orihinal na plano
Karaniwan, sa lahat ng mga kaganapan pagkakaiba-iba sa orihinal na plano nangyari, maging positibo o negatibo.
Kinakailangan na suriin ang lugar kung saan nakuha ang plano upang mapatunayan kung ang mga ito ay may bisa at lohikal na may katotohanan.
Kapag nakita ang mga pagkakaiba-iba, dapat gawin ang mga kinakailangang hakbang sa pagwawasto.
Plano muli
Ang samahan ng isang kaganapan ay napaka-pabago-bago kaya kinakailangan upang muling pag-isipan at ayusin upang mapanatili ang pagbabalangkas at pagkakapare-pareho sa pagitan ng mga aksyon at layunin sa paglipas ng panahon.
Ang pagbabalik-tanaw ay nangangailangan ng pagsusuri ng mga sitwasyon, pagtukoy ng mga layunin at pagsusuri sa pag-unlad upang malutas ang mga problema at makakuha ng mga pagpapabuti sa pinakamaikling oras na posible.
Organisasyon
Sa isang mahusay na koponan sa trabaho at isang sapat na dibisyon ng mga pag-andar, ang mga layunin na itinakda ay maaaring matugunan
- Mga manu-manong organisasyon at pamamaraan ng Mga programang pangkalakalan Mga format at control cards Mga system ng computer at sumusuporta sa software ng Tauhan ng Spesyalista
Ang pagrespeto sa paghahati ng mga pag-andar at pagsuporta sa iba hangga't maaari ay ginagarantiyahan ang tagumpay ng eksibisyon.
Ang pagsasanay sa kawani ay dapat na madagdagan ng nakasulat na impormasyon na naglalaman ng mga pangunahing pag-andar na isasagawa at ang mga katangian ng mga produkto.
Ang bawat isa sa mga kasapi ng komite ng pag-aayos ay dapat na lubos na malaman ang kanilang mga responsibilidad at maisagawa ang mga ito nang maayos at may kalidad.
Mga programang computer na nakatuon sa samahan ng mga kaganapan
Sa merkado maaari kang makahanap ng iba't ibang mga programa para sa pag-aayos ng mga kaganapan. Sa mga sumusunod na site maaari kang makahanap ng higit sa 1200 mga pakete na may kaugnayan sa industriya ng pagpupulong / kaganapan na inuri sa iba't ibang kategorya
I-automate ang mga trabaho, magsagawa ng pagsusuri ng data, at mapagaan ang halos lahat ng mga pag-andar ng kaganapan
Kahulugan at katangian ng mga kaganapan.
Para sa mga layunin ng librong ito, ginagamit ang term na kaganapan upang sumangguni sa mga kongreso, seminar, kombensyon, kumperensya, mga forum, colloquia at mga pagpupulong, naiiba ito mula sa term na eksibisyon, na nauunawaan bilang pag-install, promosyon, marketing, operasyon at pangangasiwa ng isang pangkat ng mga module upang maisulong ang mga produkto o serbisyo sa paunang natagpuan na mga lugar.
Mayroong mga kaganapan kung saan naka-mount ang mga tagapag-exhibit na may kaugnayan sa paksa at iba pa na ganap na independiyenteng.
Ang paksa ng mga palabas sa kalakalan at eksibisyon ay malawak na tinalakay sa Kabanata V
Ang mga kaganapan ay maaaring gaganapin sa pang-internasyonal, pambansa, rehiyonal at lokal na antas.
Profile ng pangkat ng mga organisador
Sa loob ng yugto ng pagpaplano, ang profile ng pangkat ng mga tagapag-ayos ay dapat na maingat na tinukoy, dahil sila ang mananagot sa pagpapatupad nito at sa isang malaking lawak para sa tagumpay nito.
Ang kalidad ng isang kaganapan ay matutukoy, sa panimula, sa pamamagitan ng karanasan at kapasidad ng trabaho ng pangkat ng mga tagapag-ayos na kasangkot at sa pamamagitan ng pagbuo ng isang makatotohanang programa ng trabaho, na kasama ang lahat ng mga aktibidad na kinakailangan para sa ito upang maging matagumpay.
Ang mga responsable para sa pangangalap at pagpili ng mga kasapi ng komite ng pag-aayos ay dapat isaalang-alang ang mga kinakailangan ng naunang itinatag na mga paglalarawan sa trabaho.
Ang mga tagapag-ayos ay dapat magkaroon ng isang propesyonal na pagsasanay at praktikal na karanasan na nagbibigay-daan sa kanila upang matupad ang mga kumplikadong pag-andar at aktibidad na hinihiling ng bawat partikular na kaganapan.
Kailangan nilang gamitin ang kanilang mga personal na kasanayan sa loob ng tukoy na balangkas ng kapaligiran ng kaganapan at higit sa lahat, dapat silang magkaroon ng propesyonal na taktika at sipag sa mga kalahok, panauhin at tagapagsalita.
Dapat silang makabuo ng isang positibong kapaligiran sa trabaho upang makuha ang bukas na pakikipagtulungan ng mga kasangkot sa pagpapatupad.
Mas mainam na magkaroon ng mga kawani na may isang papalabas na personalidad at upang mapadali ang relasyon sa publiko, dahil nakikipag-ugnayan ka sa maraming tao.
Maginhawang balansehin ang mga personalidad ng mga kasapi ng komite ng pag-aayos, na naghahangad na bumuo ng isang pangkat na may iba't ibang mga profile, pinuno, tagapangasiwa, mga administrador, mga operator, mga creative at kawani ng suporta.
Sa maraming mga kaganapan daan-daang mga tao ay kinakailangan upang ayusin ang iba't ibang mga aktibidad upang ang mga boluntaryo ay hiniling. Maaari itong maging mga asawa at anak ng mga tagapag-ayos, miyembro ng pangkat, kumpanya o pamayanan, atbp.
Kinakailangan na hatiin ang mga pag-andar ng mga boluntaryo at ang mga miyembro ng organizing committee, upang maiwasan ang pagdoble ng mga pag-andar at hindi pagkakaunawaan.
Mahalaga rin na isaalang-alang sa plano, diskarte at programa ng pagsasanay ng grupo ng mga organisador at boluntaryo. Ang mga kawani ay mas handa na ibigay ang kanilang sarili sa kanilang trabaho, kung mayroon silang impormasyon tungkol sa kung ano ang ginagawa.
Ang istraktura na iminungkahi para sa pinakamahusay na pagsasakatuparan ng isang kaganapan, ay nabuo ng isang pangkalahatang coordinator na suportado ng pitong mga coordinator ng lugar, tulad ng makikita natin sa susunod na kabanata.
Depende sa kadakilaan ng kaganapan, kinakailangan na magkaroon ng sanay at kwalipikadong mga tauhan sa ilang mga pangunahing posisyon ng komite ng pag-aayos.
Ang mga pangunahing posisyon ng isang organisasyong komite ay maaaring:
- Pangkalahatang coordinator. 8 na lugar ng coordinator. Administrator ng sistema ng pagrehistro. Administrator ng sistema ng pabahay. Administrator ng impormasyon at komunikasyon system. Administrator ng sistema ng pagkain. Administrator ng sistema ng transportasyon. Administrator ng sistema ng pagkuha. security manager ng Exposure. Tagapangasiwa ng mga pag-ikot ng negosyo Responsable para sa mga benta Responsable para sa pagpapakalat at advertising responsable para sa disenyo at dekorasyon Responsable para sa ligal na lugar na responsable para sa kaban ng pananagutan na responsable para sa pagsasanay Responsable para sa sentro ng operasyon responsable Pinuno ng pindutin ang silid.Pagkakatiwalaan para sa media.Pagtataya para sa mga nagsasalita at mga espesyal na panauhin.Pagsasagot para sa mga pantulong.May pananagutan sa kawani ng suporta at pamamahala Responsable para sa serbisyong medikal Responsable para sa nursery Responsable para sa musika at libangan Responsable para sa tunog, video, litrato at pag-record na responsable para sa pagpapanatili at pangkalahatang serbisyo na responsable para sa mga materyal na mapagkukunan na responsable para sa Mga serbisyong turista na responsable para sa mga espesyal na kaganapan Pangkalahatang accountant.
Aklat: Paano ayusin ang mga kaganapan at eksibisyon
May-akda: Jack Fleitman Editorial Pax [email protected]
www.ciemsa.mx propesyonal na mga consultant
@jackkmex
I-download ang orihinal na file
