Ang mga proyekto ay ipinanganak bilang isang pangunahing instrumento na ginagamit ng mga kumpanya upang magbigay ng mga sagot at bumuo ng mga solusyon na humantong sa kasiyahan ng mga pangangailangan ng negosyo at ang pagkamit ng mga layunin. Iyon ang dahilan kung bakit ang isang proyekto ay dapat na nauugnay sa isang kaso ng negosyo na tinukoy upang masiyahan ang isang pangangailangan, mag-ambag sa pagkamit ng isang layunin ng negosyo, puksain ang isang pagbabanta, samantalahin ang isang pagkakataon, maging isang kahinaan sa lakas, pagbutihin ang mga kasanayan, palawakin merkado para sa iyong mga produkto at serbisyo, at makuha ang kagustuhan ng iyong mga customer na sa huli ay isinasalin sa mas mataas na mga benta at kita.
Gayunpaman, kung gaano karaming beses nating narinig at nabasa ang tungkol sa mga pagkabigo ng mga samahan na namuhunan ng makabuluhang mapagkukunan sa pananalapi na nagpapatupad ng mga proyekto na itinapon o kailangang gumastos ng maraming mapagkukunan sa muling paggawa, pagbagay at muling pagtatrabaho sa pag-adapt ng mga produkto at paghahatid ng mga nasabing proyekto dahil hindi nila nasiyahan ang pangangailangan ng negosyo at ang mga inaasahan ng mga Gumagamit kung saan sila ay formulated.
Marami sa mga proyektong ito ay napapahamak mula sa simula dahil hindi sila nagastos ng sapat na oras sa pagtukoy at pagpapatunay sa mga kinakailangan, sa pagpili ng Mga stakeholder, at sa pagkamit ng pangako at pagkakasangkot ng mga SME (Paksa-Matter Expert para sa acronym nito sa Ingles) na bumubuo ng mga pangunahing piraso sa panahon ng survey, kahulugan at pagpapatunay ng mga kinakailangan.
Tandaan natin na ang mga SME ay mga manggagawa na may mataas na antas ng kadalubhasaan, kaalaman at kasanayan sa mga trabaho, proseso at produkto ng kanilang mga samahan. Gayundin, ang mga stakeholder ay tinukoy bilang ang mga tao, mga gumagamit o mga organisasyon na may interes sa pag-unlad ng proyekto.
Ang pagwawasto ng mga kakulangan at ambiguities ng mga kinakailangan sa sandaling ang yugto ng pagpapatupad ng proyekto ay nagsimula ay napakamahal dahil nagsasangkot ito ng rework, muling disenyo ng mga solusyon, produkto at naghahatid; Ang pag-update ng Plano at lahat ng mga dokumento ng proyekto na humantong sa pagkonsumo ng mga mapagkukunan sa pananalapi, pantao at oras na hindi binalak o pagninilay-nilay sa badyet.
Ang epekto ay mas malaki sa mga proyekto na nakatuon sa ilalim ng pamamaraan ng Waterfall dahil ipinapalagay ng Pamamaraan na malinaw na tinukoy ang mga Kinakailangan mula sa simula at mananatiling matatag hanggang sa kumpetisyon ng proyekto, at sa sandaling magsimula ang proyekto, ang mga pagbabago ay kinokontrol, nabawasan at iniiwasan hangga't maaari. maaari.
Ang isang Kinakailangan ay maaaring maging hindi maliwanag o hindi mahusay na tinukoy para sa maraming kadahilanan:
- Maling pagkilala sa mga stakeholder, iyon ay, ang listahan ay hindi kumpleto, hindi sila lahat na sila, o hindi rin lahat ang antas ng kakayahang ito ng mga stakeholder, kaalaman, mastery ng mga proseso ng negosyo ng kanilang mga organisasyon ay hindi angkop. Kakulangan ng pagkakahanay at pangako ng mga stakeholder kasama ang proyekto dahil napag-alaman nila na ang benepisyo para sa kanilang sariling mga proseso o organisasyon ay kaunti o halos wala. Kaunting antas ng impluwensya sa samahan upang makamit ang pangako ng mga miyembro ng samahan na kinabibilangan nila. Karanasan ng Analyst ng Negosyo, at Analyst ng Mga Kinakailangan. Late Appointment ng Project Manager, na dapat na pinangalanan at awtorisado sa Project Letter sa panahon ng proseso ng pagsisimula, sa paraang maaari itong magkasama kasama ang Business Analyst (sa mga kaso kung saan umiiral) at sinusuri ng Mga Kinakailangan ng Analyst ang mga dokumento ng Kaso sa Negosyo, Ang kakayahang pagsusuri at kahulugan ng solusyon na isinasagawa sa panahon ng katwiran ng proyekto, at magsisilbing input sa panahon ng Pagpaplano.
Gayunpaman, sa lahat ng mga kaso na nabanggit, ang responsibilidad ay nahuhulog sa Tagapamahala ng Proyekto na dapat magbayad ng espesyal na pansin upang matiyak na tumpak ang mga kinakailangan, na ang koponan ng proyekto ay may iisang interpretasyon ng mga kinakailangan, na napatunayan ng Ang mga SME, Mga Gumagamit at mga stakeholder, at natawid upang makilala ang anumang salungatan sa pagitan nila, at kung gayon, linawin ito sa iba pang mga stakeholder at SME upang malutas ang salungatan.
Bilang karagdagan, dapat tiyakin ng Tagapamahala ng Proyekto na ang bawat kinakailangan ay maaaring matukoy sa solusyon, mga produkto at naghahatid na maaaring gawin ng proyekto. Iyon ay, mayroong isang mekanismo na nagbibigay-daan sa "pagsubaybay" o pagsubaybay ng bawat kinakailangan at produkto o maihahatid na naglalaman nito.
Sa pamamaraan ng Agile o Scrum, ang pagbabago o muling tukuyin ang isang kinakailangan (Mga Kuwento ng Gumagamit) ay mas madali dahil ipinapalagay na maaaring magbago ang mga kinakailangan, hindi sila static, hindi ito kinakailangan na sila ay mahusay na tinukoy mula sa simula, ang mga paikot na Sprint ay higit pa maikli (2 hanggang 4 na linggo), kaunting mga kinakailangan para sa bawat Sprint Backlog (lahat ng mga kwento na maaaring ganap na maipatupad hanggang sa pagtatapos ng Sprint) at isang hindi matindi na pangangailangan ay maaaring ipagpaliban para sa isang mamaya na Sprint sa panahon ng pagpupulong sa pagpaplano ng Sprint (Sprint Pagpupulong ng Pagpaplano).
Gayunpaman, sa parehong pamamaraan, ang papel na ginagampanan ng mga stakeholder at SME ay pangunahing pa rin, at ang isang hindi tamang pagkilala sa mga ito at ang kanilang mababang pangako ay maaaring makaapekto sa pagganap ng mga proyekto anuman ang pamamaraan na ginamit, sapagkat kahit na tila mas simple sa Ang pamamaraan ng Agile o Scrum upang malutas ang mga kawalang-kilos sa mga kinakailangan, ay nakasalalay sa antas ng pangako ng mga Stakeholders at SME upang magbigay ng kinakailangang oras, impormasyon at kaalaman sa negosyo na kinakailangan upang tukuyin at linawin ang mga kinakailangan o kwento; at ang antas ng impluwensya ng may-ari ng Produkto (Project Manager) sa samahan at sa Mga stakeholder.
