Sa kasalukuyan, maraming mga softwares o ERP na nagsasangkot ng iba't ibang mga lugar ng kumpanya; Gayunpaman, marami sa kanila ang hindi pinapansin ang kahalagahan ng pagkilala ng mga gastos at nag-aalok lamang ng mga pangunahing sistema ng paggastos na hindi pinapayagan ang madaling pagkilala ng mga pagkakaiba-iba sa mga totoong gastos kumpara. ang mga binalak at mas kaunti kapag ang karaniwang sistema ng paggastos ay ginagamit bilang paunang-natukoy sa mga kumpanya.
Karamihan sa oras, ang mga sistema ng impormasyon ay ipinatupad sa mga kumpanya ayon sa kanilang mga pangangailangan, kaya't pinakamahalaga na ang mga tauhan mula sa mga lugar ng accounting ay lumahok sa disenyo at pagpapatupad ng software na gagamitin upang makakuha ng impormasyong pampinansyal na may kaugnayan sa mga gastos.. Maraming beses ang software ay mayroon lamang mode ng pagtukoy ng mga gastos, batay sa tinukoy na pamamaraan, ngunit hindi pinamamahalaan upang maisagawa ang "Estado ng gastos sa pagbebenta at pagbebenta" sa isang paraan na hindi posible na magkasundo ang kabuuang balanse ng mga gastos sa pagmamanupaktura. ng buwan kasama ang mga numero na nagreresulta mula sa mga pagkakaiba-iba sa mga una at pangwakas na mga imbentaryo o kahit na sa pinakamahalagang data ng mga pahayag sa pananalapi: ang gastos ng mga benta.
Sa kawalan ng pagkakasundo na ito, ang isang kritikal na agwat ng impormasyon ay nagsisimula na nilikha sa pagitan ng mga gastos sa pagmamanupaktura at mga pangunahing pahayag sa pananalapi ng kumpanya. Gayunpaman, hindi dapat kalimutan na ang pinakamahalagang mga item sa mga pahayag sa pananalapi ng isang nilalang ay mga imbensyon at gastos ng mga benta, bilang karagdagan sa mga nakapirming pag-aari sa kaso ng mga kumpanya ng pagmamanupaktura at sa gayon ito ay napakahalaga na ang mga gastos ay nakilala sa mas maraming detalye hangga't maaari.
Mga keyword: Sistema ng paggastos, ERP, Pag-gastos sa batay sa aktibidad, ABC, Pahayag ng Produksyon at pagbebenta ng gastos, mga sistema ng impormasyon.
1. Panimula
Ang mga Sistema sa Pagpaplano ng Enterprise o kung ano ang pareho, ang ERP Enterprise Resource Planning ay nagkaroon ng boom sa mga nakaraang taon dahil sa kadalian na ipinangako nila na isama ang halos lahat ng mga proseso ng isang samahan sa isang solong sistema. Ang mga sistemang ito ay binuo ng karamihan para sa mga malalaking organisasyon na may kakayahang magbayad para sa uri ng pag-unlad na ito, ang karamihan sa mga maliliit na kumpanya ay wala pa rin ang istraktura ng isang kagawaran na nagpapahintulot sa kanila na malaman o coordinate ang pagpapatupad ng isang tool ng ganitong uri. antas. Mayroong ilang mga software para sa maliit at katamtamang laki ng mga kumpanya na matagumpay na gumagana ngunit wala pa ring posibilidad na gamitin ang data na iniimbak nila upang makabuo ng kapaki-pakinabang na impormasyon para sa mas kumplikado o madiskarteng paggawa ng desisyon.
Tila na ang mga ERP na nasa mga malalaking kumpanya ay masiyahan ang lahat ng mga pangangailangan sa kontrol at impormasyon ng mga gumagamit; Sa kabila nito, palaging may mga gaps sa mga sistemang ito na nagbibigay ng mga mahalagang pagkakataon sa pagpapabuti na mabuo.
Sa pagtukoy ng gastos ng mga produkto mayroong maraming mga sistema ng paggastos na karaniwang inaprubahan ng mga lugar ng accounting: direktang paggastos, pagsipsip ng gastos, karaniwang paggastos, paggasta batay sa aktibidad, bukod sa iba pa. Tungkol sa mga imbentaryo, may mga pamamaraan ng pagpapahalaga na naaprubahan din ng unyon sa pananalapi sa pananalapi: ang mga unang entry ng FIFO, unang paglabas, mga huling LIFO, mga unang paglabas, katamtaman, mga nagtitingi, kinilala, at iba pa.
Ang pagpili ng pinakamahusay na paraan ng paggastos at pagpapahalaga sa mga imbentaryo ay nakasalalay sa proseso ng pagmamanupaktura o pagpapatakbo ng nilalang, ngunit kapag napili, dapat itong suportahan at suportado ng mga sistema ng impormasyon sa isang paraan na nagbibigay-daan sa madaling pagkuha, malinaw na pagproseso, maliksi na konsulta at kakayahang umangkop sa henerasyon ng napapanahong at maaasahang impormasyon upang magsagawa ng isang pagsusuri na makakatulong sa mas mahusay na paggawa ng pagpapasya na kung saan ay bumubuo ng mga kalamangan sa kompetisyon.
Ang mga sistema ng paggastos na tradisyonal na kasalukuyang nagpapatupad ng ERP ay nagpapahintulot lamang na makuha ang gastos ng produkto sa pamamagitan ng isang pamamahagi ng gastos ng mga materyales o tinukoy na halaga na magiging bahagi ng gastos ng produkto, sa sandaling makuha ang gastos na ito, mayroong isang yunit ng bawat bawat produkto na nagsisilbing halaga ng imbentaryo. Kung pinag-uusapan na natin ang tungkol sa halaga ng mga imbentaryo, ang kabuuang halaga ng yunit ay isinasaalang-alang ngunit hindi na masira ang bawat isa sa mga item na nagsilbing batayan na makarating sa halagang iyon, ang parehong mangyayari kapag ang paglipat ay ginawa sa gastos ng mga benta sa oras ang pagbebenta ng mga imbentaryo; iyon ay, ang isang pagsingil ay ginawa para sa dami na nakuha sa pamamagitan ng pagpaparami ng mga yunit na nabili ng yunit ng yunit, pagwawalay sa unit ng pagkasira ng mga materyales, paggawa,overhead ng produksyon, atbp.
Ang breakdown na nabanggit sa nakaraang talata ay mahalaga upang matukoy ang mga pagkakaiba-iba laban sa kung ano ang binalak sa gross o operating profit upang tumpak na matukoy ang punto ng pagpapabuti sa kaukulang item.
2. Estado ng gastos ng produksiyon at pagbebenta, ang pagtanggal nito sa kasalukuyang ERP
Susunod, sa figure 1, ang estado ng gastos ng produksyon at pagbebenta ay ipinapakita, na sa pangkalahatan ay hindi tinanggal sa kasalukuyang mga sistema ng paggastos, dahil isinasaalang-alang lamang nila ang mga gastos sa pagmamanupaktura o produksyon ngunit kadalasan ay tinatanggal ang pagkakaiba-iba sa mga nauna at pangwakas na mga imbentaryo.:
Pahayag ng gastos sa paggawa at pagbebenta
= Kabuuang magagamit na hilaw na materyal
- Pangwakas na imbentaryo ng mga hilaw na materyales
= Raw material na ginamit
= Gastos sa Produksyon
= Ang kabuuang gastos ng produksyon ay magagamit
- Pangwakas na imbentaryo ng paggawa sa proseso
= Gastos ng mga item na ginawa
= Kabuuang gastos ng tapos na produkto na magagamit
- Pangwakas na imbentaryo ng tapos na produkto
= Gastos ng pagbebenta
Figure 1, Estado ng gastos ng produksyon at pagbebenta
3. Kakayahan sa mga kumpanya
Sumasang-ayon tayo na ang gastos ng mga proseso na isinasagawa sa isang samahan ay ang pangunahing at pangunahing batayan para sa mahusay na pagpapasya. Ang mahusay na paggawa ng desisyon ay itinuturing na isa na makakatulong upang makamit ang mga kalamangan sa kompetisyon at sa gayon ay pinatataas ang kakayahang kumita ng kumpanya. Totoo na mayroong iba pang mga uri ng mga variable na nakakaapekto kapag nagpapasya, ngunit ang pinaka nakokontrol ay ang mayroon kaming data at impormasyon upang masuri nang detalyado at ito ay tumutukoy sa gastos ng proseso ng pagmamanupaktura, mga imbentaryo at mga produktong naibenta. Kahit na maaaring isipin ng isa na ang mga konsepto na ito ay magkapareho, naiiba sila dahil sa ang pagbabago ng kanilang halaga sa paglipas ng panahon (warehousing, maneuvering, atbp) at marahil dahil sa pamamaraan ng pagpapahalaga sa imbentaryo.
Tinukoy ni Amerino (1996) na "… gaya ng makikita sa talahanayan 1, si Edward Deming (1992), na sumusuporta sa mga ideya ni Crosby, Ohno, at Jurán, ay nagpapatunay sa mga sumusunod:"… habang nagpapabuti ang kalidad, produktibo at, dahil dito, pagiging mapagkumpitensya. ""
Talahanayan 1, Kakumpitensya ng mga kumpanya
Amerino de Piñero, María A., 1996
4. Hindi na ginagamit ang mga sistema ng paggastos
Hindi maiiwasang magkaroon ng isang ERP o ilang iba pang sistema ng impormasyon na nagpapahintulot sa pagkakaroon ng maayos na sistema ng paggastos kasama ang kasalukuyang negosyo at globalisasyong kapaligiran na nabubuhay ang mga samahan. Ang ilang mga nilalang ay may karagdagang software sa ERP o mga pag-unlad na domestic na nagbibigay-daan sa reprocessing na impormasyon na magkaroon ng karagdagang pamamahagi ng gastos sa produksyon; gayunpaman, walang kaugnayan ng detalyeng iyon kasama ang katulong sa mga pahayag sa pananalapi.
Chan, Suk-Yee (2003) nabanggit na ang Cooper ay nakilala ang 11 mga sintomas na nagpapahiwatig ng mga potensyal na problema sa mga sistema ng paggastos:
1. Ang mga tagapamahala ng linya ng linya, tulad ng mga tagapamahala ng marketing at produksiyon, ay nais na tila iwaksi ang mga kumikitang mga linya ng produkto o serbisyo
2. Ang mga kita sa marginal ay mahirap ipaliwanag
3. Ang mga produktong mahirap gawin ay nagpapakita ng malaking kita
4. Ang mga departamento ay may sariling mga sistema ng gastos
5. Ang departamento ng accounting ay gumugol ng maraming oras sa mga espesyal na proyekto
6. Mayroon kang isang mataas na margin ng isang buong angkop na lugar sa iyong sarili
7. Ang mga presyo ng mga kakumpitensya ay mababa at hindi makatotohanang
8. Ang mga customer ay hindi nagmamalasakit sa pagtaas ng presyo
9. Ang mga resulta ng pagsipi ay mahirap ipaliwanag
10. Ang mga quote ng mga nagbebenta ay mas mababa kaysa sa inaasahan
11. Nagbabago ang mga ulat sa gastos dahil sa mga bagong regulasyon sa accounting at pinansyal.
Halimbawa, ang karamihan sa mga kumpanya ng pagmamanupaktura ay gumagamit ng karaniwang sistema ng paggastos sapagkat ito ay tinukoy na sa naunang paraan at hindi nila isinasagawa ang isang pagsusuri ng sistemang iyon upang pag-aralan kung nararapat pa bang magpatuloy dito. Noong nakaraan, ang pinakamataas na gastos ng isang produkto ay kinakatawan ng hilaw na materyal at paggawa nito, ngunit sa pagtaas ng paggamit ng makinarya, ang mga proseso ng produksiyon ay na-optimize at awtomatiko, na humantong sa hindi direktang mga gastos sa pagmamanupaktura o gastos. pangkalahatang naaangkop sa gastos ay kumakatawan sa isang makabuluhang dami na hindi magiging maginhawa upang maipamahagi batay sa mga yunit na ginawa.
5. Paggastos Batay sa Mga Aktibidad sa ABC
Sa kasalukuyan, ang sistema ng gastos na nakabatay sa aktibidad, na kilala rin bilang ABC para sa acronym nito sa Ingles: Cost Cost Cost, ay nagsimulang umunlad.
Jong, Kleiner (1997) ay nagpahiwatig na ang ABC ay isang mas nauugnay na pamamaraan upang magbayad para sa mga produkto kaysa sa ilang mga mas lumang pamamaraan, sapagkat nangangailangan ito ng pagsubaybay sa gastos ng mga produkto batay sa mga mapagkukunan na natupok ng mga aktibidad na kinakailangan upang makabuo ng mga produkto. indibidwal. Ang mga pangunahing driver ay ang mga aktibidad at ang kanilang nauugnay na mga tagapagpahiwatig. Kung ang isang produkto ay hindi nangangailangan ng isang aktibidad, hindi ito sumipsip ng anumang gastos na nauugnay sa aktibidad na iyon. Ang mga karaniwang pamamaraan ng paggastos na ginagamit, halimbawa, ay maaaring makipagkasundo sa mga pamamahagi ng overhead upang idirekta ang paggawa upang ang ilang mga produkto ay nagkakahalaga ng mga mapagkukunan na hindi nila ginagamit.
Nabanggit din nila na sa buod, ang sistema ng ABC ay gumagamit ng isang dalawang yugto na pamamaraan (una at pangalawang mga tagapagpahiwatig ng gastos sa yugto) upang magtalaga ng mga gastos sa mga produkto. Una, ang mga gastos ay sinusubaybayan sa mga aktibidad at pagkatapos ay sa mga produkto. Iyon ay, sa ilalim ng sistema ng ABC ang halaga ng isang produkto ay katumbas ng gastos ng mga materyales kasama ang kabuuan ng mga gastos ng lahat ng mga aktibidad na kinakailangan upang gumawa ng produkto.
Tulad ng makikita, kailangan na iakma ang kasalukuyang mga sistema ng paggastos para sa isa o sa mga hindi lamang nagsisilbi sa mga imbentong halaga, ngunit makakatulong din sa pamamahala upang makagawa ng magagandang desisyon, iyon ay, isang solong sistema ng paggastos ay dapat ipatupad o pinagsama na nagsisilbi ding impormasyon upang makontrol, masukat at mai-optimize ang proseso ng paggawa.
6. Konklusyon
Dahil sa ngayon ang teknolohiya ng impormasyon ay maaaring magbigay ng sopistikadong mga tool sa pagproseso ng data kung saan posible na makakuha ng impormasyon sa kumpletong detalye, nagiging mahalaga na ang mga sistema ng impormasyon ay inangkop upang maaari silang magbigay ng impormasyon sa mga totoong gastos kumpara.. ang mga binabadyet ngunit bilang detalyado hangga't maaari upang makilala ang mga pagkakataon para sa pagpapabuti.
Ito ay isang katotohanan na may mga independiyenteng sistema ng impormasyon na tumutukoy sa estado ng gastos ng produksyon at pagbebenta ngunit na sa parehong oras ay hindi nauugnay sa sistema ng accounting. Kapag natagpuan ang puwang na ito, kinakailangan upang maalis ang mga ito sa pamamagitan ng mga nababaluktot na teknolohiya ng impormasyon sa ganitong uri ng sitwasyon.
Kapag bumili ng isang ERP, ang mga detalyeng ito ay dapat isaalang-alang upang matiyak na ang lahat ng impormasyong makuha ay magiging kapaki-pakinabang at na walang kawalan ng anumang uri ng impormasyon. Nakalulungkot na ang labis na halaga ng pera at mga mapagkukunan ay namuhunan kapag nag-install ng isang sistema ng impormasyon at kapag kinakailangan upang sagutin ang ilang mga katanungan na may kaugnayan sa mga gastos, simpleng nahaharap tayo sa isang kawalan ng katiyakan na mahirap iwasan.
Sa mapagkumpitensya at globalisasyong mundo na kinakaharap ng mga kumpanya ngayon, walang puwang para sa pagkawala ng impormasyon dahil sa kakulangan ng teknolohiya sa computer. Ang mga inhinyero ng system kasabay ng mga eksperto sa impormasyon sa pananalapi ay dapat lumikha ng mga lupon ng trabaho na nagmula sa mga system na mapalaki ang henerasyon ng estratehikong impormasyon.
Siyempre, ang pangunahing kalamangan sa kumpetisyon na mayroon ang mga kumpanya ay may kaugnayan sa produkto o serbisyo na kanilang ibinibigay o inaalok, iyon ay, kanilang makabagong ideya, kasiyahan na ibinibigay sa mga nakakakuha nito, madaling pagkuha, atbp; Ngunit gayunpaman, ang isang tunay na kalamangan na mapagkumpitensya ay nauugnay sa pagkakaroon ng impormasyon para sa napapanahong pagpapasya sa tamang oras at sa tamang larangan. Alam na ang mga gastos ng isang kumpanya ay maaaring maging kumplikado hangga't maaari, depende sa antas ng pagsusuri na kinakailangan para sa kaukulang serye ng mga desisyon na karaniwang kinukuha sa mga samahan.
Hindi dapat limitahan ng mga executive ng pinansiyal na impormasyon ang kanilang mga sarili kapag hinihiling ang mga technician ng system na bumuo ng software na nakakatugon sa lahat ng mga kinakailangang impormasyon ng bawat isa sa mga kritikal na lugar ng kumpanya. Salamat sa mga teknolohiya ng impormasyon, oras at mapagkukunan ay mai-save sa pagsusuri ng impormasyon, hangga't may mga kapaki-pakinabang na sistema na makakatulong upang magkaroon ng lahat ng impormasyon sa pananalapi ng kumpanya bilang awtomatikong hangga't maaari.
7. Bibliograpiya
Amerino de Piñero, María A., 1996, "Kahalagahan ng mga sistema ng gastos sa kompetisyon ng mga kumpanya", Spaces. Tomo 17 (2)
Si Chan, Siu Y., Suk-Yee Lee, Dominica, 2003, "Isang empirikal na pagsisiyasat sa mga sintomas ng mga lipas na mga sistema ng paggastos at istruktura ng overhead na gastos" Emerald Fulltext. Managerial Auditing Journal.
Jong No, Joo, Kleiner, Brian H., 1997, "Paano ipatupad ang aktibidad na nakabatay sa aktibidad" na Emerald Fulltext. Pamamahala ng Impormasyon ng Logistics.
Gastos na nakabatay sa aktibidad. 2004
Sánchez Rizo, Erving. Pasadyang software. 2001.
Sistema ng paggastos. Mga Konsepto at Teknik
Mosse, Francisco. Panimula sa teorya ng gastos. 2004
"Ang muling pag-aayos ng mga sistema ng gastos: Hindi na ginagamit ang standard na paggastos?" Proquest. Mga Horizons sa Accounting. Sarasota (Disyembre 1996).
Ang Proquest na "Pag-update ng Mga Pamantayang Sistema ng Costa" Pamamahala ng Accounting. Montvale (Oktubre 1993)
