Ang mga proseso ay ang nagpapahintulot sa amin na magkaroon ng isang "template" na gumagana bilang isang gabay para sa mga taong kasangkot sa proyekto at, bilang karagdagan, ang mga nagpapanatili ng bawat isa sa mga kontribusyon na naaayon sa proyekto; Ang lahat ng ito upang sa sandaling maisakatuparan, ang koponan ng pamamahala - at pati na rin ang patlang o "operational" na koponan - maunawaan kung ano ang kanilang ginawa at kung paano nila ito ginawa.
Ito ay isang napakahalagang sangkap upang makabuo ng mga ulat sa pag-unlad at upang makabuo ng stock ng mga natutunan, nang hindi binibilang na nakakatulong ito para sa moral ng pangkat dahil hindi lamang alam ng mga miyembro nito kung ano ang inaasahan ng bawat koponan, ngunit maunawaan kung paano ang lahat Ang mga naghahatid at gawain ay nakikipag-ugnay sa bawat isa upang makamit ang isang pagtatapos at kung paano ginagawa ng iba pang mga koponan ang kanilang bahagi ng trabaho.
Ito ay nagkakahalaga ng pagbanggit na ang mga proseso na ginagamit ng isang koponan ay hindi lamang limitado sa mga lugar ng kaalaman na ginagamit sa pamamahala ng proyekto; Maaari silang magsama ng anumang bagay mula sa mga isyu sa pag-access, sa paglikha ng mga dokumento na nakikitungo sa mga kaso ng negosyo o mga code ng system, pag-update ng iskedyul ng proyekto, upang subukan ang pag-andar ng system, at maraming iba pang mga gawain na dapat gawin. bumuo sa panahon ng pagsasakatuparan ng isang proyekto, kahit na hindi sila direktang naka-link sa mga tiyak na paghahatid ng proyekto. Siyempre, magkakaroon din ng mga samahan kung saan itinatag ang isang pormal na proseso upang lumikha ng mga bagong proseso… ngunit maaaring medyo burukratiko o pinalaking-at marahil kahit na pathological-; gayunpaman, ang bawat samahan ay isang mundo na nagpapatakbo sa ilalim ng sarili nitong mga patakaran.
Hindi alintana kung gaano karami at kung anong mga proseso ang ginagamit sa isang proyekto, kung ano ang pinakamahalaga ay patuloy na suriin ang mga ito. Kung ang mga layunin na itinakda ay hindi natutugunan, kahit na napakaliit, kailangang suriin ang mga proseso at ang responsibilidad na ito ay nahuhulog sa koponan ng pamamahala ng proyekto. Kailangan nating tiyakin na ang proseso ay pinino upang makinabang sa parehong proyekto at sa hinaharap na mga proyekto. Sa una, dapat tayong palaging maging lubusan at layunin sa mga proseso na ginagamit natin. Kung kinakailangan upang gumawa ng pagbabago sa isang proyekto at lalo na sa isa na nasa yugto ng pagpapatupad, kailangan nating gawin ang mga kinakailangang hakbang at maunawaan na dapat itong isagawa (o isinasagawa,kung nagsasangkot ito ng maraming mga pagbabago), magpatuloy sa mahusay na pag-iingat dahil kami ay nasa hindi pamilyar na lupain - hindi mahalaga kung gaano kahusay natutunan mayroon kaming proseso o kung gaano karaming beses nating isinasagawa… ang mga pagbabago ay maaaring gawing ganap na bago.
Ngunit, upang mabawasan ang parehong mga posibleng panganib at gawain na dapat gawin, iminumungkahi namin na isaalang-alang mo ang limang hakbang na ito na makakatulong sa iyo na siguruhin na sinusuri mo ang iyong mga proseso nang mabuti at pagwawasto kung ano ang kinakailangan nang mahusay, nang hindi napapabayaan mag-ingat sa anumang oras. Sa ganitong paraan, ang koponan ng proyekto ay maaaring magpatibay sa kanila at sumulong dahil mayroon na silang isang pinahusay na proseso.
Hakbang 1: Suriin
Ano ang mali sa proseso? Tiningnan nang mabuti at bigyang pansin ang mga detalye na sa unang tingin ay wala sa lugar, ang unang bagay na dapat nating gawin ay talaan kung saan napapansin natin ang mga bagay na hindi gumagana o hadlangan ang proseso. Ngayon, ang isa ay hindi dapat maging kumpleto o matuklasan muli ang itim na sinulid, hindi gaanong itatapon ang anumang dokumento na tumutukoy dito… sapagkat hindi ito ang tamang oras upang magawa ito. Kung ang proyekto ay tumatakbo, ang mga pagkakataon ay walang sapat na oras o mapagkukunan - at malamang na wala rin - upang ganap na muling idisenyo ang proseso. Kaya upang hindi mabagod nang labis, ang pagsusuri ay dapat na nakatuon sa elemento o elemento na nagdudulot ng mga problema, yaong "nasira" sa loob ng proseso tulad ng ito ay natupad hanggang ngayon. Syempre,maaari itong mahusay na kumuha ng mas malubhang pananaliksik at talakayan sa mga miyembro ng koponan upang ilantad ang tiyak na bahagi ng proseso; Ngunit sa sandaling natukoy namin ang item na hindi gumagana, pagkatapos ay matutukoy ng pinuno ng proyekto kung bakit hindi. Sa palagay namin na ang pagsasagawa ng isang pagsusuri sa kasaysayan ng proseso ay magiging interes at utility sa panahon ng pag-unlad ng aming pagsusuri; Alam kung bakit ito naitaguyod kung paano ito, makakatulong sa amin na maunawaan kung bakit tila hindi gumagana ang 100%. Bagaman totoo na ang bahagi na hindi gumagana, marahil ito ay isang maliit na bahagi ng buong proseso, makatuwirang isipin na mas maraming mga hakbang-bago ang bago at pagkatapos na maaapektuhan ng mga pagbabagong gagawin at, sa kadahilanang ito,kailangan din nating isaalang-alang ang mga ito sa panahon ng pagsusuri.
Hakbang 2: Tumanggap ng puna at itala ito
Buweno, ngayon nasuri na namin ang proseso at natukoy ang mga hakbang ng proseso na kailangan nating baguhin, bilang mga pinuno ng proyekto dapat naming humiling ng puna at mungkahi mula sa pangkat ng proyekto at ilang mga eksperto sa paksa tungkol sa kung ano ang maaaring gawin upang malutas ang problema.. Kung ang isang proseso ay nababago, ang mga taong gumagamit nito ay dapat magbigay ng kanilang opinyon sa kung ano ang maaaring pinakamahusay na gumagana, dahil sila ang pinakamahusay na mapagkukunan ng impormasyon upang kumpirmahin kung ano ang maaaring gumana at kung ano ang hindi gagana. Mahalaga ang mga ideyang ito para sa pagrerepaso sa proseso, bagaman sa maraming pagkakataon ang mga taong nagsasagawa nito ay maaaring hindi makita ang buong larawan - lalo na kung ang ilang mga bahagi ng proseso ay magkatugma sa iba pang mga mapagkukunan o mga koponan sa loob ng proyekto at,pagkatapos nito, ang mga miyembro ng "generator" na koponan ay nawala sa kanya. Kaya dapat kolektahin ng pinuno ng proyekto ang feedback na ito at maingat na suriin ito upang maaari silang lumikha ng isang may bisa na pagsusuri.
Hakbang 3: Sketch
Ito ang sandali kung saan inilalagay namin ang mga lapis at nagsisimulang mag-isip ng mga senaryo ng pagbabago. Kailangan nating bigyang-pansin ang bawat isa sa bawat epekto na maipakagawa ng nakaplanong pagbabago. Napakahalaga din na mapanatili ang isang kumpletong talaan ng lahat ng mga pagbabago na nagawa, upang ang mga taong nagsasagawa ng proseso ay madaling makita ang mga ito. Maaaring kailanganin na gumawa ng isang "talahanayan ng sanggunian" o "mabilis na gabay" dahil ito ay isang mahusay na tool upang maipabatid ang mga pagbabagong ito at tulungan ang iba na magamit ang mga ito at upang manatili sa loob ng proseso tulad ng itinakda ng Management Office. ng mga Proyekto (PMO). Gayunpaman, kailangan naming balaan ka: ang sketching ay hindi maaaring gawin sa paghihiwalay at mahigpit.Sa parehong paraan na natanggap ang mga opinyon at ideya tungkol sa maaaring mabago, kinakailangan upang makatanggap ng tukoy na puna tungkol sa mga dokumento na nabuo sa hakbang na ito at, bilang karagdagan, ang mga opinyon ay dapat mula sa parehong direktang mga gumagamit at mga maaaring makita kasangkot sa proseso sa isang paraan o sa iba pa.
Hakbang 4: Makipag-usap
Kapag ang sketch ay naging pangwakas na draft - dahil pinakintab namin ito hanggang sa maximum - kung gayon ang lider ng proyekto ay dapat makipag-usap sa kanyang koponan na mayroong isang binagong proseso. Dapat itong gawin bago ang epektibong pagpapatupad, ngunit iminumungkahi namin na hindi ito magawa nang maaga. Bakit? Sa gayon, ang aming pangangatuwiran ay kung magawa natin ito nang maaga, pinapatakbo namin ang panganib ng koponan na nakakalimutan ang mahalagang impormasyon na sinusubukan nating makipag-usap sa kanila. Ang komunikasyon na ito ay dapat na direkta at dapat lamang maglaman ng kinakailangang impormasyon tungkol sa pagbabago sa proseso. Wala nang higit pa upang idagdag, sa pinakamagaling, alam na ng koponan ang mga dahilan kung bakit at kung paano nagawa ang mga pagbabago, pati na rin ang lahat na nauugnay sa pangkalahatang proseso na kanilang isinasagawa at ang kanilang layunin; dahil sa lahat ng ito,Nang magawa ay kailangan lamang nilang maunawaan kung ano ang nagbabago sa loob ng gawain o gawain na kanilang isinasagawa. Bilang karagdagan, kailangan mo ring makipag-usap sa mga stakeholder at executive, dahil mahalaga na maiparating ang mga ito sa mga pagpapabuti na ginagawa at kung paano nila makikinabang ang buong proyekto.
Hakbang 5: Ipatupad
Ang huling hakbang ay ang paglunsad ng binagong proseso. Gayunpaman, dapat tandaan na posible na ang isang "opisyal na pag-apruba" ay kinakailangan bago simulan ito, kaya dapat itong makuha sa lalong madaling panahon upang ang gawain sa proyekto ay hindi nakikita naantala, naharang o nakakulong. Sa isip, sa puntong ito, ang lahat ng mga detalye ay nasakop at ang mga mapagkukunan ay handa na, at upang maisagawa ang pagpapatupad ng binagong proseso, kailangan lamang ng isang pagkilos bilang simple tulad ng pagpapadala ng isang email o pagtawag ay kinakailangan. sa isang lupon kung saan ang lahat ng may-katuturang mga mapagkukunan ay alam na maaari nilang simulan ang paggamit nito.
Kapag natapos na ang lahat, maaaring maglaan ng ilang sandali ang pinuno ng proyekto upang makapagpahinga kasama ang katiyakan na ang proyekto ay umuusad hangga't maaari… hanggang sa ibang tao na itinuro na mayroong ibang bahagi ng isa sa mga proseso na hindi gumagana.
Marahil kung ano ang nabanggit namin sa simula tungkol sa pagkakaroon ng isang proseso upang masuri ang mga proseso na hindi na tunog ng napakalayo, hindi ba?
