Ang paglikha ng isang Command Board ay tila isang mahusay na tagumpay sa intelektwal. Ano ang isang hindi katumbas na hamon para sa isang koponan: matukoy ang mga kritikal na aspeto ng isang samahan at kung paano sukatin ang mga ito.
Malinaw ang problema: Hindi alintana kung gaano karaming mga tao ang iyong itinalaga sa koponan, magkakaroon ka lamang ng access sa isang maliit na bahagi ng kaalaman ng iyong samahan; samakatuwid, ang ilang mga aspeto na kritikal sa tagumpay ng samahan ay higit na malamang na hindi mapansin.
Natuklasan namin na ang isang trick sa paglikha ng isang mahusay na Command Board ay upang tipunin ang istraktura o balangkas muna, na kung ito ay isang bahay. Turuan ang koponan na itayo ang istraktura ng isang Dashboard of Excellence, tulad ng istraktura ng isang bahay, at pagkatapos ay ibigay ito sa mga miyembro ng samahan at hilingin sa kanila na idagdag ang mga detalye sa magaspang na dash.
Bumalik sa talinghaga ng bahay, ang mga miyembro ng koponan ng disenyo ng board ay katulad ng mga tagapamahala ng kongkreto, na dapat maglagay ng pundasyon para sa istraktura. Ang tungkulin ng samahan ay ang magdagdag ng mga tubo, de-koryenteng conduits, dingding, pintura, wallpaper, atbp.
Paano mo ginagawa ang gawaing ito ng paglikha ng istraktura ng dashboard?
Tungkol sa 5 mga hakbang
Mayroong 5 iba't ibang mga gawain na nagbibigay ng balangkas na kinakailangan para sa isang proseso ng paglikha ng Dashboard at mga sukat ng pagganap.
Ang mga hakbang na ito ay karaniwang nakumpleto sa isang araw, at ang buong proseso ay nakumpleto sa isang linggo ng negosyo, Lunes hanggang Biyernes. Gayunpaman, sa ilang mga kaso, ang kultura at bilis ng isang samahan ay maaaring mangailangan na ang proseso ay kumalat sa loob ng limang linggo o… limang buwan. Ang prinsipyo ay dapat itong maging mas mabilis kaysa sa naiisip ng una.
Ang trick, tulad ng paglikha ng istraktura ng isang bahay, ay upang mabuo ito nang mabilis upang masuportahan nito ang sarili. Kung masyadong mahaba ang isang pag-pause ay ginawa sa alinman sa mga hakbang, ang buong programa ay malamang na mabibigo habang ang samahan ay nagsisimula sa "tanong" na mga elemento ng board bago mabuo at maunawaan ang buong istraktura.
Hakbang 1: Buuin ang mga link sa diskarte
Ang Hakbang 1 ay upang makuha ang umiiral na diskarte at idokumento ito sa isang buong bagong paraan. Ito ay tinatawag na paglikha ng isang mapa ng diskarte. Ang mapa ng diskarte ay ang mahalagang "lihim na sangkap" sa bawat mabuting Dashboard.
Madalas na binabanggit ng mga doktor na sina Kaplan at Norton ang artikulo sa magazine ng Fortune na nagpapakita na ang 90% ng mga diskarte ay nabigo, hindi dahil hindi sila sapat na matatag, ngunit dahil lamang sa hindi sila isinasagawa. Dahil sa isang rate ng pagkabigo, ang pinakamalaking pakinabang ng samahan ay magmumula sa pagpapatupad ng umiiral na diskarte, hindi mula sa pagdidisenyo ng isang mas mahusay na diskarte.
Huwag hayaan ang iyong proyekto ng Dashboard naaanod sa isa pang aktibidad na "strategic planning". Dalhin ang diskarte ng iyong samahan, anuman ito, at makuha ito. (Matapos gamitin ang iyong dashboard ng anim na buwan, magkakaroon ka ng sapat na impormasyon upang gaganapin ang isang pulong kung saan tinalakay ang estratehikong pagpaplano.)
Karamihan ay isinulat tungkol sa paglikha ng mga mapa ng diskarte, kabilang ang pinakabagong libro nina Drs Kaplan at Norton, na tinawag na Diskarte sa Mapa (tiyak na kinakailangan basahin). (Ang libro ni Kaplan at Norton ay nagbibigay ng paglalarawan sa Pm2. Maghanap para sa seksyon ng MDS sa Diskarte sa Mapa.)
Inilalarawan ng mapa ng diskarte ang dapat gawin ng samahan upang makamit ang tagumpay. Sa pamamagitan ng paglikha ng isang simpleng mapa ng kaunting kinahinatnan, ang senior team ay maaaring lumikha ng mga pagkakahanay sa pagitan ng iba't ibang mga lugar at isang pangkalahatang plano ng pagkilos, nang hindi tinukoy ang mga tukoy na aksyon, antas ng pagganap o pagmamay-ari. Ang diskarte sa mapa pagkatapos ay nagiging isang tool na may mababang panganib upang makisali sa sektor ng pamamahala sa mga kasunduan sa mga hakbang na susundan.
Habang natututo at kinakailangang pinuhin ng samahan ang diskarte o direksyon nito, ang diskarte sa mapa ay nagiging tool upang makunan at makipag-usap sa mga pagbabagong iyon.
Ang paglikha ng mapa ng diskarte ay isang gawain ng senior team ng lugar kung saan mailalapat ang Command Board. Ang pangkat ng pagsukat ay maaaring o hindi maaaring lumahok sa session.
Hakbang 2: Alamin ang mga tagapagpahiwatig ng tagumpay
Ang isang mahusay na Dashboard ay nagsisimula sa mga tagapagpahiwatig, hindi mga pagsukat. Ano ang isang tagapagpahiwatig? Isipin ang konsepto ng "kilometro bawat litro" o "litro bawat 100 km." Ito ay isang tagapagpahiwatig ng pagganap ng kotse, ngunit hindi inilaan na partikular na suriin kung ano ang maaaring magkamali dito. Ang katotohanan ng paglalakbay ng ilang kilometro bawat litro ay maaaring dahil sa hindi magandang pagganap ng makina, hindi gaanong napapabagsak na mga gulong, hindi magandang gawi sa pagmamaneho, atbp.
Marami sa aming mga kliyente ang gumagamit ng absenteeism ng empleyado bilang isang tagapagpahiwatig ng kanilang antas ng kasiyahan. Hindi ito eksaktong, ngunit maraming mga organisasyon ang natagpuan na ang mga empleyado na hindi nasisiyahan sa kanilang trabaho ay may posibilidad na humingi ng higit pang mga araw ng pag-iwan ng sakit. Samakatuwid, sinusubaybayan nila ang tagapagpahiwatig na pana-panahon na may mas mahigpit na pagsusuri, halimbawa, isang survey na ipinamamahagi sa mga empleyado, upang matiyak na maaasahan ang tagapagpahiwatig.
Sa pamamagitan ng paggamit ng mga tagapagpahiwatig at hindi pagsukat, maraming mga benepisyo ang maaaring makuha:
- Mas malawak na saklaw ng saklaw ng board na may mas kaunting mga tagapagpahiwatig. Dahil ang tagapagpahiwatig ay sumasaklaw sa iba't ibang mga posibleng sanhi, ang isang solong tagapagpahiwatig ay nag-aalok ng malawak na saklaw. (Halimbawa, ang absenteeism ay maaaring dahil sa hindi magandang pamamahala, mga pagbabago sa organisasyon, mas kaunting mga premyo, atbp. Posibilidad ng pagsisimulang gamitin agad sa board. Mayroong palaging mga tagapagpahiwatig sa loob ng samahan na maaaring agad na magsimulang magamit sa dashboard.
Mahalagang piliin ang mga tagapagpahiwatig pagkatapos na nilikha ang mapa ng diskarte. Hindi dapat ayusin ng samahan ang estratehiya nito dahil walang malinaw na mga pagsukat. Mahalaga na huwag malito ang dalawang konsepto.
Hakbang 3: Kilalanin ang mga proseso, proyekto at pagsukat
Ang pangako ng lupon ay upang gawing aksyon ang diskarte. Ang isang mahalagang resulta ng anumang proseso ng Dashboard ay dapat na link sa pagitan ng diskarte at kung ano ang ginagawa natin, iyon ay, ang mga proseso na ginagawa namin araw-araw.
Sa ikatlong hakbang, ang koponan na namamahala sa Dashboard ay dapat makabuo ng isang maikling listahan ng mga pangunahing proseso, tukuyin kung alin ang kritikal sa bawat madiskarteng layunin sa mapa ng diskarte, at pagkatapos ay magtalaga ng isang rating o bigat sa kakayahan ng mga proseso upang makamit ang layunin..
Papayagan nito ang samahan na matukoy ang madiskarteng epekto ng bawat proseso. Ang mga proseso na lubos na timbangin ngunit nag-aalok ng kaunting suporta ay mga peligro sa pagganap para sa samahan.
Katulad nito, ang lahat ng mga makabuluhang proseso ay dapat ding italaga ng isang rating o hierarchy batay sa kanilang epekto upang mapabuti ang pagganap ng bawat madiskarteng layunin.
Sa isip, ang mga proyekto ay magbibigay ng higit na suporta sa mga proseso na kinilala bilang mas mahina; kung hindi man, ang organisasyon ay hindi wastong nakahanay ng mga proyekto sa mga madiskarteng pangangailangan.
Karaniwan na makita na ang 40 hanggang 60% ng mga umiiral na proyekto ay hindi naka-link sa mga madiskarteng layunin. Ang mga nasabing proyekto ay dapat na ipagpapatuloy kaagad, upang hindi ilihis ang mga mapagkukunan mula sa mga magiging kontribusyon sa pagpapatupad ng diskarte.
Sa pagtatapos ng hakbang 3, ang koponan ay magkakaroon ng paunang pagsusuri na magpapakita ng «execution gap», iyon ay, ang agwat na bubukas sa pagitan ng kung ano ang tinatawag na diskarte at ang mga kakayahan ng umiiral na mga proseso at proyekto.
Hakbang 4: Lumikha ng mga proseso ng Dashboard
Upang umani ng buong benepisyo ng Dashboard, dapat matutunan ng pamamahala ang mga bagong pamamaraan. Ang dashboard ay kailangang maisama (mabagal) sa iba pang mga umiiral na proseso, tulad ng pagpaplano sa pananalapi at pananagutan, at ang ilang mga pagsisikap ay dapat gawin upang ilipat ang pokus ng organisasyon patungo sa isang kultura na nakabatay sa pagganap.
Ang mga proseso ay dapat idinisenyo para sa buwanang pagkolekta ng data at puna mula sa 'mga may-ari' ng mga target. Ang Hakbang 4 ay binubuo ng pagtukoy kung saan nagmula ang data, na nagsusulat ng puna, kung kailan ito dapat gawin, at kung paano ito nai-publish.
Sa panig ng proseso ng pamamahala, tulad ng sinabi ni Drs Kaplan at Norton sa Samahan na Nakatuon sa Estratehiya, dapat magsimula ang isa na gawin ang "diskarte na isang tuluy-tuloy na proseso" at ang "gawain ng lahat".
Para sa mga ito, mahalaga na magdagdag ng isang bagong klase ng quarterly management meeting, isang Strategic Management Proseso, kung saan ang diskarte sa mapa at ang bigat ng mga layunin ay susuriin upang matiyak ang patuloy na pagsubaybay at sa pinakamahusay na posibleng paraan para sa samahan.
Batay sa gawaing ginawa sa hakbang 3, ang samahan ay maaaring magsimulang mai-link ang diskarte sa koponan o indibidwal na antas ng empleyado sa pamamagitan ng pagtatalaga ng mga responsibilidad sa kaso para sa bawat proseso ng pangkabuhayan at proyekto, na, naman, ay naiugnay sa bawat isa madiskarteng layunin.
Hakbang 5: Ilunsad
Mahalagang ilagay ang Dashboard sa mga kamay ng samahan sa lalong madaling panahon.
Ang dalawang problema ay maaaring mangyari kung mas matagal na para sa pagsisimula ng samahan gamit ang dashboard:
- Ang samahan ay nagsisimula sa pakiramdam na ang board ay nagiging isang tool ng parusa para sa mga tagapagpahiwatig ng 'pula', at ang koponan na namamahala sa lupon ay nagsisimulang isipin na mayroon silang tamang sagot at nag-aatubili na baguhin ito kahit anuman ang mga puna sa tulad ng isang pakiramdam ng samahan.
Ang dash launch ay may tatlong sangkap:
- bumuo ng isang pagtatanghal sa buong samahan (maraming beses), hayagang ipangangasiwaan ng lupon ng pamamahala ang lupon, at maabot ang kasunduan sa susunod na mga hakbang na dapat gawin.
