KONSEPON NA KONTROL AT PAGPAPAHALAGA SA MANAGEMENT NG PROJEKTO
Ang control ay isang walang kuwentang aktibidad, na bahagi ng pang-araw-araw na buhay ng tao, sinasadya o walang malay. Ang pangunahing layunin ng kontrol ay upang baguhin ang pag-uugali ng tao o bagay na kinokontrol. Dahil dito, pagdating sa paglikha ng mga control system, mahalagang tanungin, ano ang uri ng pagbabago na dapat magdala sa pag-uugali ng tao o bagay na mapapamahalaan. Sa kaso ng kontrol sa pamamahala, talaga ang pagtingin sa pag-uugali ng tao. Ang pag-uugali ng mga bagay tulad ng computer o iba pang makinarya ay kabilang sa larangan ng inhinyeriya.
Ang control ay isang function na isinasagawa gamit ang mga parameter na naitatag bago ang paglitaw ng kinokontrol na kababalaghan, iyon ay, ang mekanismo ng kontrol ay bunga ng pagpaplano at, samakatuwid, ang mga puntos sa hinaharap. Ang control system ay inaasahan batay sa mga pagtataya sa hinaharap at dapat na sapat na may kakayahang umangkop upang payagan ang mga pagbagay at pagsasaayos na nagmula sa mga pagkakaiba sa pagitan ng inaasahang resulta at ang naganap.
Nangangahulugan ito na ang kontrol ay isang dinamikong pag-andar, hindi lamang dahil inamin nito ang mga pagsasaayos, kundi pati na rin dahil naroroon ito sa bawat aktibidad ng tao, na pinapanibago ang sarili nitong pag-ikot pagkatapos ng pag-ikot.
KONTROL SA PROYEKTO
Mayroong mga kaso kung saan ang parehong mga sitwasyon ay paulit-ulit sa isang medyo mahabang panahon (permanenteng plano), sa isang paraan na ang mga posibleng pangyayari ay kilala na may isang makatwirang antas ng katiyakan. Sa kaso, halimbawa, ng paulit-ulit, online na produksiyon o operasyon ng on-demand, kung saan ang mga control control, kapag naitatag, ay nananatiling matatag para sa isang tiyak na tagal ng panahon, sila ay binago lamang kapag sinusubukan na gumawa ng mga pagbabago sa proseso ng produksiyon, sa kalidad ng modelo, sa mga antas ng stock, atbp. Sa kasong iyon, posible na i-program ang pagpapatakbo ng control system, iyon ay, upang maitaguyod ang mga patakaran upang awtomatiko itong tumugon sa mga madalas na nagaganap na sitwasyon, na nagpapaalam sa amin lamang sa mga pambihirang kaganapan. Kaya,ang aksyong pang-administratibo ay naroroon lamang sa mga pambihirang kaso.
Mayroong mga kaso, gayunpaman, kung saan ang isang pagkakasunud-sunod ng mga aktibidad ay dapat isagawa nang isang beses lamang, upang ang naipon na karanasan ay hindi magagamit upang tumpak na matukoy ang lahat ng posibleng mga sitwasyon sa hinaharap. Sa kasong ito, ang mga proyekto ay matatagpuan. Ang pagpaplano ay isinasagawa nang may mas mataas na antas ng kawalan ng katiyakan at natural na ito ay makikita rin sa mga control control. Sa kaso na iyon, ang kontrol ng institusyon ay dapat na lubos na pabago-bago, kaya na kasama nito ang yugto ng pagpapatupad, nang permanente at sa lahat ng mga yugto nito, na nagbibigay ng patuloy na impormasyon sa totoong sitwasyon sa iba't ibang mga variable, upang payagan ang ahente na suriin at magpasya. Tulad ng tungkol sa kabigatan ng mga pagkakamali at gumawa ng mga kinakailangang desisyon.
Isinasaalang-alang na sa loob ng mga tungkulin ng manager ng proyekto ay upang direktang at kontrolin ang pagpapatakbo ng pagpapatupad sa isang paraan na ang hanay ng mga aksyon na isinasagawa ay sumunod (sa oras, gastos at kalidad) sa tinukoy sa proyekto, ay ng mahalagang kahalagahan para sa buong pag-unlad ng anumang proyekto, na ang tagapamahala ay may awtoridad, kakayahan (pamumuno, pagbagay), pakiramdam ng balanse, talino sa paglikha (improvisation) at malaking kadalian ng komunikasyon at bilis na gumawa ng mga pagpapasya at kontrol mga gawain, naalaala ang kahirapan na ipinapahiwatig nito sa kaso ng mga proyekto.
KONTROL TYPES
Bagaman laging sinusunod ang pangkalahatang konsepto ng konsepto, ang mga mekanismo ng control ay maaaring maiuri, depende sa sandali kung saan isinasagawa ang pagkontrol sa pagkontrol, tulad ng sumusunod:
Direksyonal control
Ang mekanismo ng kontrol ay gumagana bago ang aktibidad ay ganap na natapos. Sa kasong ito, ang kontrol ay patuloy na isinasagawa at hindi sa ilang mga punto, upang ang bawat elemento ng pagkilos ay ang resulta ng halos agarang pagwawasto ng nakaraang pagkilos.
Ito ang nangyayari, halimbawa, sa isang driver ng kotse, sa pamamagitan ng pag-orient sa kanyang tilapon ayon sa mga hadlang na nasa daan. Ang puwang ng oras sa pagitan ng pang-unawa ng bagong sitwasyon, ang pagsusuri ng pagwawasto na gagawin, ang pagpapasya at ang pagkilos ng pagwawasto ay dapat na minimal, sa sakit na sanhi ng isang aksidente.
Sa mga proyekto, ang ganitong uri ng kontrol ay maaaring isagawa kapag ang isang sistema ay nakabalangkas, na nagpapahintulot sa pagkontrol sa iba't ibang mga kadahilanan na patuloy.
Inaprubahan ang control - nabigo
Sa kasong ito, ang control tatanggap ay sumasailalim sa isang pagsusuri pagkatapos makumpleto ang ilang mga aktibidad. Sa kaso ng pag-apruba, pinapayagan ang sumusunod na aktibidad. Kung mayroong isang pagwawasto, ang proseso ay tiyak na nagambala o hanggang sa naayos na ang mga iregularidad.
Ito ang karaniwang kaso ng kontrol sa kalidad. Ang isang bahagi ng linya ng produksyon ay pana-panahon na siniyasat, na isinasagawa alinsunod sa mga pagtutukoy na itinatag ng katawan na namamahala sa teknikal na disenyo ng produkto. Sa inspeksyon, ang bahagi ay pinakawalan upang sumailalim sa susunod na operasyon. Sa pagkabigo, siya ay nakadirekta sa isang kampo ng pagbawi, kung posible ito. Kapag hindi naganap ang huli, ang piraso ay itinapon.
Sa mga proyekto ng isang katulad na nangyayari, kung isinasagawa ang kontrol na ito at ang mga pagkakamali ay napansin sa ilan sa mga aktibidad, inirerekumenda na ruta ito ng mga (tama), nang sa gayon ang mga problema ay hindi lilitaw.
Pagkontrol sa post-pagpapatakbo
Ang mekanismo ng kontrol ay nagsisimula lamang sa pagtatapos ng buong operasyon. Ang impormasyon para sa pagwawasto ng aksyon sa ganitong uri ng kontrol ay gagamitin lamang sa isang hinaharap na panahon (proyekto) kapag nagsisimula ang pagpaplano para sa isang bagong siklo ng mga aktibidad.
Nangyayari ito, halimbawa, sa pangwakas na pagsusuri ng isang kurso sa pagsasanay, o kapag sinusuri ng coach ng isang koponan ng soccer ang pagganap ng kanyang mga manlalaro pagkatapos ng laro. Ginagamit din ang ganitong uri ng kontrol para sa layunin ng pagbibigay ng mga premyo at insentibo sa mga ahente na lumahok sa aktibidad.
Ang mga kontrol na ito ay maaaring isagawa sa loob ng proyekto (panloob na kontrol) o sa pamamagitan ng mga kumpanya, panlabas sa proyekto, dalubhasa sa kontrol (panlabas na kontrol).
Ito ay nagkakahalaga ng pagbanggit na ang tatlong uri ng kontrol na ito ay hindi kapwa eksklusibo, ngunit sa halip, dapat silang pantulong. Ang pagpapasya na gumamit ng isang nakahiwalay na uri ng kontrol o isang kumbinasyon ng mga nabanggit na mga uri, nakasalalay sa likas na katangian ng system na kontrolado at ang antas ng pagiging kumplikado na inilaan upang ipakilala sa mga mekanismo ng control. Sa ilang mga kaso, hinihiling ng mga kontratista na isagawa ang isang panlabas na kontrol sa proyekto, upang matiyak ang wastong pag-unlad nito.
ANG PROSESO NG KONTROL
Ang kontrol at mga resulta ay maaaring masuri mula sa iba't ibang mga punto ng view. Mula sa isang pananaw na pang-administratibo, ang kontrol ay binubuo ng hanay ng mga aktibidad na isinasagawa ng ahente upang ang mga aktibidad ay isinasagawa nang mas malapit hangga't maaari sa paunang plano. Ang mga pagkilos na ito ay sumusunod sa isang tiyak na pagkakasunod-sunod na bumubuo sa proseso ng kontrol, ang pagkakasunud-sunod ng kung saan makikita sa figure 1. Ang proseso ay inilarawan sa ibaba:
Kahulugan ng mga control control
Ang mga parameter (mga layunin at layunin) ay ang mga elemento na nagbibigay-daan sa control system upang matukoy kung ang mga aksyon ay nangunguna sa tatanggap sa direksyon ng nais na sitwasyon. Ang pagpapasiya ng mga parameter na ito ay nangyayari sa panahon ng proseso ng pagpaplano, sa yugto kung saan tinukoy ang ilang mga bahagi ng control system. Sa oras na iyon pagpaplano at kontrol pagsamahin. Ang kahulugan ng mga parameter ay dapat magbigay para sa isang normalidad margin, isang bagay na kumikilos lamang ang control system kapag ang margin na ito ay nalampasan ng alinman sa mga limitasyon nito, mas mababa o mas mataas. Ang setting ng mga parameter na ito ay kumakatawan sa isang mahalagang problema para sa wastong paggana ng control system at, samakatuwid, sa nais na layunin,para sa kahulugan ng mga hindi makatotohanang mga layunin at layunin ay maaaring i-orient ang pag-uugali ng tatanggap sa isang direksyon na ganap na sumasalungat sa kagustuhan ng administrasyon.
Pagsukat ng mga resulta
Ang bawat control system ay dapat magkaroon ng paraan upang i-verify ang resulta ng bawat aktibidad. Ang pagpapatunay na ito ay maaaring iharap sa isang dami ng form, tulad ng: bilang ng mga ektarya na nakatanim. Kung hindi posible ang direktang pag-verify ng dami, ang mga pagtatangka ay ginawa upang maisagawa ito sa isang subjective na paraan. Gayunpaman, dahil ang modality na ito ay napapailalim sa mga deformations na ipinakilala ng taong gumagawa ng pagpapatunay, ang halaga nito ay may kaugnayan.
Pagsusuri ng mga error
Ang pagsusuri ay binubuo ng paghahambing ng mga resulta na inilaan upang makuha at yaong aktwal na nakuha. Dahil sa likas na kawalan ng katiyakan sa pagpaplano at kung gaano kahirap ang magtrabaho sa mga proyekto, bihirang gawin ang bihirang isagawa sa kung ano ang nakatakdang. Kung gayon, kinakailangan upang matukoy ang laki ng na-verify na pagkakaiba at ang mga repercussion nito sa proseso ng pagpapatupad ng plano.
Kahulugan ng mga pagwawasto
Kapag napatunayan ang isang pagkakamali at nasuri ang kalubhaan nito, kinakailangan na pag-aralan ang mga posibleng umiiral na mga solusyon at piliin ang isa na tila naaangkop.
Pagpatupad ng mga pagwawasto
Ang mga solusyon na natagpuan ay dapat isalin sa naaangkop na wika para sa taong namamahala sa kanila at may mas mataas na antas ng detalye, na isinasaalang-alang ang antas ng hierarchical ng ahente ng nagpapatupad.
Proseso ng Kontrol ng Proyekto
KARAPATAN
Ang kontrol ay isang aktibidad na pang-administratibo at, tulad ng iba, ay isinasagawa batay sa impormasyon, na hindi lamang dapat maging tumpak ngunit magagamit din sa magandang oras. Ang hindi maliwanag na impormasyon, sa tamang oras, ay kapaki-pakinabang bilang tumpak na impormasyon na ibinigay kapag hindi na ito kinakailangan.
Sa control cycle mayroong dalawang katangian na daloy ng impormasyon, na karaniwang tinatawag na feedback. Ang unang daloy ay gumaganap ng ugnayan sa direksyon ng tagatanggap patungo sa ahente at ipinapadala ang mga halagang naaayon sa mga pagsukat na ginawa. Ang ahente, pinagkalooban ng kapangyarihan sa paggawa ng desisyon, sinusuri at magpapasya tungkol sa mga pagwawasto na gagawin. Upang sila ay tunay na maisakatuparan, dapat silang dalhin sa executive executive lokal. Sa madaling salita, ang pangalawang daloy ng feedback ay naitakda sa paggalaw, na gumagana sa direksyon ng ahente patungo sa tagatanggap.
Para sa mga daloy na ito upang gumana nang maayos, kinakailangan na, sa yugto ng pagpaplano, ang mga naaangkop na channel na ibinigay para sa sirkulasyon ng impormasyong ito. Isinasaalang-alang na hindi lamang pagpaplano kundi pati na rin ang pagpapatupad at kontrol na makamit sa iba't ibang mga antas ng hierarchical, ang mga channel na ito ay dapat na idinisenyo upang mabigyan ng pansin ang mga iba't ibang antas at ang impormasyon na isinasagawa sa pamamagitan ng mga ito ay pinagsama-sama mula sa katugma sa antas ng hierarchical ng ahente na gagamitin nito.
Ang Figure 2 ay naglalarawan ng konsepto ng feedback sa iba't ibang mga antas ng hierarchical.
Ang feedback sa iba't ibang mga antas ng hierarchical
Ang aspetong ito ay napakahalaga sa loob ng mga proyekto, dahil kung ang sapat na daloy ng impormasyon ay hindi ipinakita sa parehong direksyon (tatanggap-ahente at ahente-tatanggap), marahil, ang kontrol ay maiiwan, dahil sa kung ano ang nakasaad sa itaas tungkol sa pangangailangan na magkaroon ng tumpak na impormasyon sa tamang oras.
ANG KONTROLONG MIKA (MONITORING)
Ang mekanismo ng kontrol ay naglalayong pahintulutan ang pagsubaybay sa pagpapatupad ng Comprehensive Project at ang pagpapakilala ng mga pagwawasto na magreresulta mula sa karanasan na nakuha sa buong ito. Kasama dito: pisikal, pinansiyal, oras, institusyonal, kontrol sa layunin.
Ito ay isang bagay ng pagdidisenyo ng isang programa o sistema na nagbibigay-daan upang makabuo hindi lamang isang epektibong kontrol ng pisikal na pag-unlad ng proyekto, pati na rin ang pag-unlad sa pananalapi at higit pa upang pinapayagan itong magtatag, sa bawat sandali, ang oras / gastos o relasyon sa layunin / gastos. Posible rin, sa ilang mga kaso, upang makamit ang kontrol sa institusyonal sa pamamagitan ng mga resulta na nakamit.
Para sa pagpapatupad ng isang perpektong sistema ng kontrol, may mga limitasyon, tulad ng mga sumusunod:
- Mga Tauhan: Nahihirapan sa pagkakaroon ng mga sinanay na tauhan, na madalas na pumipigil upang maiwasan ang isang higit na antas ng pagiging sopistikado sa system na idinisenyo. Mga Pasilidad: Ang sapat na mga pasilidad, tulad ng isang data office office, ay hindi laging magagamit. Oras: Ang isang perpektong sistema ng kontrol ay nangangailangan ng oras para sa pagpapatupad nito, na hindi laging posible. Sa pangkalahatan, napakakaunting oras upang mai-program ang iba't ibang mga phase ng isang proyekto. Gastos: Ang gastos ng kontrol ay isang paglilimita sa kadahilanan tungkol sa sistema na idinisenyo. Ang gastos ay may posibilidad na bumaba sa mga malalaking proyekto at sa paggamit ng lalong mabisang mga programa.
METHODOLOGY
- KONSOLIKO NG PISIKAL: Ang pangunahing instrumento ng pisikal na kontrol ay ang pamamaraan ng network. Kabilang sa mga ito mayroon kami:
- Pinagsama na network ng PERT / CPM / ROY: Kung sakaling kailangan mong gumawa ng isang pagsasama (maraming mga lugar, maraming mga subprojek, maraming mga proyekto, atbp.) Ang ROY (block network) ay mas mabuti na ginagamit. Iskedyul ng Gantt: Maglalaman ito, bilang karagdagan sa tagal ng mga aktibidad, ang kabuuan at libreng pag-play na naaayon sa bawat isa sa kanila.
Ang mga nasa itaas ay ilan lamang sa mga tool na ginagamit para sa mga proyekto sa pagsubaybay, Sa kasalukuyan, mayroong iba't ibang mga pakete ng software upang mabuo, kontrolin at pamahalaan ang mga proyekto nang mas mahusay.
- FINANCIAL CONTROL: Sa loob nito, dapat isinasaalang-alang ang mga aspeto tulad ng: pamumuhunan, badyet, pagbabayad, atbp. Mahalagang magkaroon ng isang detalyadong pagsubaybay sa pananalapi ng proyekto, pagkatapos ng lahat, ang direktang biktima kung lumilitaw ang mga negatibong paglihis, sa karamihan ng mga kaso, ay ang tagapagpatupad ng gawain. ANG PAGSUSULIT NG MGA LAYUNIN: Ginagawa ito na isinasaalang-alang ang maikli at matagal na termino, sa diwa na ito, ang paggamit ng mga tagapagpahiwatig ng pamamahala ay ginagamit bilang isang pangunahing tool, sa isang pinansiyal, teknolohikal at antas ng lipunan.
- INSTITUSYONAL NA KONTROLO: Upang maisagawa ang pagsubaybay sa mga tuntunin sa institusyonal, sa pangkalahatan, ang isang panlabas na kumpanya ay inuupahan, upang ang objectively na mga patakaran at mga subjective na pagsusuri ay hindi ipinakita. Ang kontrol sa institusyon ay karaniwang binubuo ng pagbabalangkas ng mga hakbang na nagbibigay-daan sa mahusay at pagpapatakbo ng koordinasyon sa pagitan ng iba't ibang mga samahan, upang makamit ang pangwakas na layunin. Ang mga pangunahing hakbang na sinusunod ay ang pagpapabuti ng pangunahing mga manual ng mga patakaran at pamamaraan, operasyon, service code, bukod sa iba pa.
- Ang layunin ng BALANCE / COST O ORAS / COST: Upang mabuo ang kontrol na ito, ang mga tagapagpahiwatig ay dapat idinisenyo na magtatag ng mga ugnayan sa pagitan ng oras na ginugol sa pagkamit ng isang aktibidad (o mga layunin na nakamit) at ang mga gastos na aktwal na naganap.
Ang Status Index ay isa sa mga pinaka ginagamit sa control na ito, nagbibigay ito ng impormasyon tungkol sa: ratio ng oras / gastos para sa isang naibigay na petsa, oras at gastos para sa pagkumpleto ng programa, mga lugar na nagpapakita ng mga kritikal na kondisyon, bukod sa iba pa. Ang expression ng matematika nito ay tinukoy tulad nito:
SI = (DR / DP) * (P / GR)
Kung saan:
SI: Status Index; DR: aktwal na tagal; DP: na-program na tagal; Q: badyet; GR: aktwal na paggasta.
Kung ang resulta ng index ay 1.00, ang proyekto ay sinabi na magpatuloy ayon sa plano at iskedyul; habang, ang isang resulta mas mababa sa 1.00 ay kumakatawan sa isang pagkaantala at kabaligtaran na may isang resulta na mas malaki kaysa sa 1.00.
Ang katotohanan ng paggawa ng isang mahusay na kontrol sa mga proyekto, ay humahantong sa isang mas mahusay na paggamit at isang mas mahusay na paggamit ng parehong mga pisikal at pinansiyal na mapagkukunan, kabilang ang mga mapagkukunan ng tao. Ipinapahiwatig nito ang kahalagahan na ang bahaging ito ng pamamahala ay dapat magkaroon ng anumang uri ng proyekto, na ang dahilan kung bakit ang pagpapatupad ng isang istraktura na naglalayong mapabuti ang pagsubaybay at kontrol ay dapat hinahangad, na may pananaw sa pag-optimize ng mga mapagkukunan at pag-minimize ng mga pagkalugi.
I-download ang orihinal na file
